Tips generales para Reducir tu Consumo de Papel en Eventos y Ferias

¿Eres parte de una empresa que organiza una feria o estás por participar en una con un stand? Entonces tienes que leer estos siete tips para reducir el consumo de papel y contribuir al cuidado del medio ambiente. Hoy te damos algunos tips generales para visitantes y en próximos días escibiremos para los organizadores y para los expositores.

El consumo de papel en ferias, eventos de reclutamiento y exposiciones puede ser muy elevado. Esto nos lleva a graves consecuencias para el planeta. Al mismo tiempo, existe una idea muy arraigada de que el uso de papel es inevitable y difícil de reducir.

En este artículo te presentamos alternativas y consejos prácticos para disminuir el uso de papel en impresos y otros materiales. No sólo ayudarán a proteger recursos naturales y reducir costos en diferentes áreas, sino que también servirán para que tu empresa marque una diferencia y resalte como una organización responsable y sostenible.

¿Por qué reducir el consumo de papel?

Afortunadamente cada vez son más las empresas que se suman a campañas de «casi cero papel». Respondiendo a una necesidad urgente y a un necesario compromiso que tenemos con el planeta. Este objetivo ha implicado modificar drásticamente muchos protocolos, hábitos y dinámicas corporativas.

¿Por qué es importante reducir el consumo de papel? Aunque en ocasiones pareciera una moda, se trata en realidad de una acción necesaria y congruente, que muchos empresarios han emprendido al comprender el costo económico y ambiental del uso desmedido del papel. Desde su fabricación hasta su desecho, el papel incide sobre la sustentabilidad ambiental.

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Cifras del sitio The World Counts nos dan una idea de la dimensión alucinante del gasto y desperdicio de papel a nivel corporativo:

• 12.1 trillones de hojas de papel se usan por año en oficinas de los Estados Unidos. ¡Imagínate lo pasa en el mundo!
• 50% de la basura generada en esas oficinas es papel
• 93% del papel que consumimos proviene de los árboles

Según este mismo sitio, el reciclaje de una tonelada de papel ahorra:

• 3102,7 litros de aceite
• 26.500 litros de agua
• 17 árboles

La principal consecuencia del uso desmedido de papel es la deforestación. Conlleva a un desequilibrio ecológico grave: la desaparición de especies, aumento de plagas y de los niveles de gases invernadero.

¿Cuánto le cuesta a tu empresa el uso sin control de papel? De acuerdo con Gartner Inc, una firma de investigaciones de mercado, las empresas gastan el 3% de sus ingresos en papel, incluyendo el gasto en impresiones, manejo de desechos, almacenamiento y mantenimiento de archivos.

[Tweet «Las empresas gastan el 3% de sus ingresos en papel, incluyendo impresiones, manejo de desechos y almacenamiento y mantenimiento de archivos.»]

Algunos tips os sirven a todos

En ferias y eventos se concentra tanto el personal como los materiales de soporte diseñados para apoyarlo a lograr el objetivo de presentar y vender. Es en esos eventos donde se concentra el acceso a los materiales generados por diferentes divisiones y departamentos.

Es en esos lugares donde el personal debe tener más criterio a la hora de entregarlo. Por ello que si se gestiona correctamente un evento y la política de gestión de esos materiales. Estas prácticas pueden y deben ser trasladadas al día a día de las empresas. A continuación os damos unos tipos para reducir el gasto de papel en este tipo de eventos.

1. Piensa en papel y en digital de manera conectada

Hoy en día todo el mundo lleva el móvil. Lamentablemente cuando pensamos en materiales impresos nos damos cuenta que casi todas las empresas diseñan en formato A4. O lo hace diseñando en forma de flyers o trípticos que luego, traducidos al mundo digital, son ilegibles desde un móvil.

Lo anterior obliga a duplicar el trabajo y a crear sitios webs paralelos separando así el mundo analógico del digital. La idea es conectar ambos para facilitar la transición digital. Un error a evitar es conectar los materiales impresos con accesos a una web porque la gente se pierde. La idea es que esos materiales digitales páginados amplíen lo que decimos en un papel. Luego nos conecten con las zonas de ecommerce, contacto o contratación de la web ayudando al journey físico-analógico a digital.

2. Evoluciona los soportes impresos acortándolos y amplía los digitales

Evolucionar los soportes impresos es el primer reto. Hay que optimizar los materiales impresos para conectarlos con los digitales en formatos paginados compatibles. Empezar con relaciones papel a digital de 1 página impresa por 2 o 4 digitales hace posible esa evolución. Como hacerlo os lo explicamos en un próximo ebook.

3. Implica al personal en el uso responsable del papel y teniendo en cuenta el interlocutor

Hoy en día todo el mundo lleva móvil, tanto los comerciales que venden la feria a los que luego serán expositores como los comerciales en los stands de esos clientes como el visitante que visitará el evento y hará que sea un éxito. Siempre hay personas implicadas.

Lamentablemente cuando pensamos en digital pensamos en web y no en personas. Cuando pensamos en el mundo real pensamos en personas y papel sin entender que el soporte debe contextualizarse generacionalmente.

Implicar a las personas para que el proceso de presentación, acceso y visualización se realice en función del receptor es de suma importancia. Para que el papel y la era digital se conecten debemos ayudar a vehiculizar el acceso al contenido.

Es por ello que el papel deberá seguir existiendo pero la manera en que se use, se entregue y se presente debe evolucionar implicando a los protagonistas: las personas.

4. Usa los idiomas con criterio

Dependiendo del ámbito del evento, de los expositores y visitantes esperados debes tener en cuenta los idiomas de trabajo. También debes definir los que sean importantes para el desarrollo de tu negocio y su internacionalización.

Si inviertes en ir como visitante o expositor debes preveer en que idiomas vas a comunicar y crear los materiales. Es muy caro y poco eficaz tener todos los materiales impresos en todos los idiomas. Pero si es posible conectar los materiales impresos e informar de los idiomas digitales disponibles.

[Tweet «Si inviertes en ir como visitante o expositor debes preveer en que idiomas vas a comunicar y crear los materiales de tu organización.»]

Si se quiere llegar más lejos se tiene que poder crear conceptos que gracias a los materiales digitales se pueda presentar información en formatos online sin necesidad de tener una web.

Los formatos digitales paginados son más fáciles de mantener y actualizar en los idiomas que actives. Te permiten tener información básica de calidad para vender y que se pueden indexar para ayudar a identificar oportunidades.

Gestionar los idiomas de comunicación y facilitar su acceso es un reto que con la tecnología adecuada puede generar oportunidades y diferenciarte de tus competidores.

Si eres asistente a eventos, sigue estos consejos

1. Entrega solo los impresos indispensables

Sabemos que una feria significa regalos, bolsas y una gran cantidad de folletos. En su gran mayoría terminan en el cesto de basura. Entrega sólo los impresos indispensables y pregunta si tienen versiones digitales que te puedan enviar.

Con lo anterior ayudarás a que se den cuenta de que el papel debe ser la excepción pero no la regla. Con ello, ayudarás a reducir considerablemente el desperdicio de papel y a fomentar el uso responsable del papel a los expositores que visites.

2. Apuesta por lo electrónico tanto para comprar como para vender

Si el objetivo de tu visita es comprar o si es vender o mostrar un servicio al expositor, acércate cuando no tenga clientes y usa una técnica del elevator pitch que no le robe tiempo y que le permita decidir si te atiende o no.

Si es necesario dejar información en los stands de las feria utiliza los canales digitales solicitando una tarjeta del interlocutor que te interese y envía de manera digital por e-mail o por canales autorizados la información.

El contacto por WhatsApp o Skype es muy útil y más efectivo que el correo electrónico. De nuevo usar sistemas de registro sencillos con control de calidad y trazabilidad te ayudará a ser más eficaz. Ten siempre acceso directo a tus redes sociales, y mantenlas actualizadas. Son de gran utilidad en estos eventos para conectar nuevos candidatos de manera sencilla.

3. Toma fotos o registra materiales leyendo los QR y visita sitios oficiales

En lugar de quedarte con un folleto que días después terminará en la basura, tómale una foto. Si está autorizado en el evento, a la zona que te permita recordar la web o la información que deseas revisar después, abre una carpeta y organiza ahí toda la información que recopiles durante el evento.

También puedes utilizar notas de voz y el acceso directo a los sitios web de las empresas que te interesen desde sus materiales impresos usando los QR de los materiales sin necesidad de llevártelos. Guárdalos en la página de inicio de tu móvil.

4. Tarjetas de networking con acceso a contenidos

Aprovecha al máximo la tecnología que tienes al alcance de tus manos. Las tarjetas de networking son una excelente opción y alternativa al uso de papel para compartir tu información profesional y para que te contacten.

Un diseño a tu medida que elevará la imagen de tu empresa o tu branding personal y te sirven como visitante pero también si eres organizador o expositor. Usa sistemas de tarjeta que permitan el acceso a contenidos si tu objetivo es presentar algo o dar a conocer quien eres.

Tarjetas digitales: alternativa sostenibles al consumo de papel para organizadores, expositores y visitantes

Imagina poder enviar toda tu información de forma rápida y sencilla a cualquier red social o por correo electrónico, en una tarjeta interactiva que no sólo es útil para compartir información de forma amigable, sino que además cuenta con herramientas de medición y rastreo de actividad.

[Tweet «Las Tarjetas de Networking no sólo son útiles para compartir información de forma amigable, sino que además cuenta con herramientas de medición y rastreo de actividad.»]

Una de sus grandes ventajas, es que no necesitarás instalar aplicaciones ni será necesario que la otra persona tenga algún programa para utilizar la tarjeta interactiva. Es sencilla de usar y muy segura, ya que protege los datos personales al no permitir el acceso a fotos, contactos ni alguna otra información interna.

Otro de sus grandes beneficios es que esta tarjeta se actualiza en tiempo real. Si realizaste algún cambio importante, cuentas con un nuevo servicio, o simplemente quieres que tus potenciales clientes y contactos conozcan alguna información nueva, podrás hacérsela llegar a través de ella en el momento en que lo desees.

Muchas empresas encuentran útiles las tarjetas de networking porque les permite monitorear y rankear a sus colaboradores gracias a sus herramientas de medición de interacciones. Conocerás el grado de engagement que generan por medio de su contador de visitas y de tráfico a sitios web.

Conclusión

Ahorrar papel es tarea de todos. Hay ciertas medidas que nos ayudan a hacer más sencilla esta labor. Las bases de datos virtuales, los registros en línea, las tarjetas de presentación digitales y la gestión de los contenidos impresos paginados y su conexión con los digitales son excelentes alternativas al uso responsable del papel.

Además, este tipo de recursos digitales nos ofrecen herramientas de interacción importantísimas y muy útiles, que nos dan un mayor control a los datos y la posibilidad de sacarles el mayor provecho posible para aumentar nuestro número de clientes y volumen de negocios.

Si te interesa saber más acerca de la manera en que los materiales impresos pueden ser evolucionados y cómo las Tarjetas de Networking pueden ayudar a que tu empresa o proyecto crezca y aumente su alcance considerablemente, contáctanos.

Con gusto te asesoraremos para encontrar la solución que más se adapte a tus necesidades.

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