Estas herramientas de seguridad pueden ser usadas para medir la productividad, el grado de dedicación y esfuerzo en trabajo remoto, siendo estos controles de productividad lógicos en algunos sectores. En otros, controles legales en algunos países pero no en otros donde ya se han regulado los derechos laborales digitales.

La idea de una empresa «siempre o siempre encendida o conectada» ha crecido en popularidad, principalmente porque asegura que las empresas pueden garantizar la continuidad de sus procesos si sus trabajadores teletrabajan,  caen enfermos o si no pueden cumplir con sus obligaciones por causas de fuerza mayor. La gestión de las contingencias es imprescindible.

Aunque los gerentes y directores puedan ocuparse por la productividad de sus colaboradores si hacen trabajo remoto o híbrido, ¿qué tan ético es controlar sus accesos y su productividad?

La era digital: Decidir entre controlar y monitorear o no

Controlar puede generar una situación complicada tanto para el empresario como para el trabajador. «Aunque el 70% de los empleados apoya el trabajo a distancia, casi la mitad se siente incómodo con él según las últimas encuestas en varios países y uno de los motivos es que es más difícil concentrarse o producir»

Esto lleva a algunas preguntas reales sobre la ética y estética de la monitorización de los empleados que deberían considerarse antes de su implementación o integración en las políticas de la empresa.

Dado que no hay ninguna razón real para vigilar a las personas digital o físicamente, ¿por qué deberían hacerlo las empresas?

No habiendo pruebas de que la monitorización conduzca a un aumento de la productividad o a mejoras en las conductas, es difícil justificar la aplicación simplemente sobre esa base y su efecto puede ser altamente nocivo para la .

No todos los empresarios son iguales, los hay que basan su interacción con sus equipos en la confianza y el empoderamiento y otros, gracias a Dios y a ciertas leyes cada vez los menos, que lo basan en el control y en el castigo «Si algunos empresarios aún creen que necesitan controlar a los empleados sin reglas, se generan un problema y además hacen algo poco ético» 

Los que creen que sí es necesario o los que necesitan hacerlo por el tipo de negocio que gestionan deben ser claros. Lo primero es informar de si se decide o no monitorear y poner reglas. Acordar con el comité de empresa o con los sindicatos, si la empresa es de cierto tamaño, o consensuar con los líderes de los empleados es lo ideal. Analizar previamente si es legal el diseño de los controles y hasta qué grado puede usarse esa información y para qué es lo segundo. 

¿Es legal vigilar a los empleados en la era digital?

En Estados Unidos es ilegal vigilar a los empleados sin que lo sepan por razones distintas a las comerciales.

En España la ley que regula los  derechos laborales digitales y las leyes de privacidad limitan estás acciones e incluso por razones comerciales pueden ser censurables, en otros países latinoamericanos no hay limitación alguna aún. Lo que es legal y perfectamente correcto en un país puede no serlo en otro por eso las grandes corporaciones deben ser glocales y activar medidas asimétricas. 

Hay otros países en los que esto no siempre es así, pero es algo que hay que tener en cuenta a la hora de aplicar protocolos o políticas de vigilancia.

En España se aprobó en 2018 la Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales. Dicha ley nació de la necesidad de incluir que los derechos digitales estén acordes al modelo de vida de una sociedad.

¿Cuáles son los derechos laborales?

• Derecho a la Intimidad y Uso de Dispositivos en el Ámbito Laboral. (art. 87)
• Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de Videovigilancia y de grabación de sonidos. (art. 89) y
• Derecho a la intimidad ante la utilización de Sistemas de Geolocalización. (art.90).

En pocas palabras, como empresa podrás monitorear a tus colaboradores así como recolectar datos, ante la Ley y dentro del marco ético, cuando les informes sobre dicho monitoreo y el objetivo del mismo.

¿Qué puedes hacer?

Si para ti como gerente o director es importante mantener un monitoreo de tus empleados, más ahora con el trabajo híbrido, debes tener una política transparente y orientar los controles a información operativa.

En la política de monitoreo se debe explicar a tus empleados la razón por la cual se está recolectando información y con qué propósito. También debes comunicarles cómo se almacenará dicha información y si hay terceros que podrían tener acceso a ella.

Dentro de tu organización, debes tener un enfoque ético y pedir el consentimiento de tus empleados. También validar y monitorear cómo los gerentes implementan la política.

¿Alternativas al monitoreo de empleados en la era digital?

Hay alternativas al monitoreo de empleados que pueden tener buenos resultados de implementarse de forma correcta. Son los monitoreos motivacionales basados en objetivos y metas.

Puedes considerar reportes diarios o semanales de los resultados y metas de tus empleados. También siempre tener una línea abierta de comunicación con ellos. 

El monitoreo de empleados puede ser ético si lo implementamos teniendo en cuenta ciertas recomendaciones y sobre todo, compartiendo con los colaboradores el mótivo para que sepan que existe y lo acepten.  El enfoque y la lógica de ciertos controles debe basarse en la confianza y en el uso “en positivo” de la información. 

Obvio que si se detectan desviaciones o no se alcanzan los objetivos el enfoque puede variar, por ello idealmente se deben pactar previamente las consecuencias y determinar las primas y la multas, avisos o incluso las consecuencias como el cese o el despido o la rescisión de la prestación de un servicio según sea la relación laboral directa o indirecta.

El  empleo en el siglo XXI no se parece en nada al del siglo pasado, nadie puede garantizar y menos exigir una empleo para siempre. La transparencia en las relaciones laborales es la base de la colaboración entre personas . Después de la pandemia la empleabilidad depende de nuevos factores que en conjunto modifican las relaciones laborales. El control y la orientación a resultados es la única receta para que los empresarios arriesguen en la creación de negocios que subsistan y sean rentables, y para ello las organizaciones deben controlar para detectar las situaciones de riesgo. El derecho colectivo para proteger el empleo del resto de colaboradores debe primar sobre el individuo y por tanto el equilibrio entre los derechos individuales y las obligaciones debe ser acordado, con reglas que permitan la continuidad de la empresa y la detección de contingencias es un arma imprescindible para conseguirlo.

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Más allá de las leyes y reglamentos que regulan la actividad de teletrabajo queremos comentarles sobre las herramientas y estrategias de liderazgo que pueden ser valiosas para ayudar y potenciar el teletrabajo de nuestro equipo.

Estas recomendaciones, provienen de un análisis que nuestro grupo editor de contenidos a realizado de diferentes fuentes y expertos que ya están escribiendo sobre este tema, fruto de las experiencias en este año 2020.

1. Crear un manual corporativo y reunirse con el equipo para informar sobre las indicaciones y recomendaciones con el teletrabajo.

En este sentido recomendamos, basándose en las leyes que rigen el tema en cada país, definir los tiempos, las condiciones generales, la entrega de informes de gestión, los tiempos de disponibilidad y las formas de interacción. Esto debería estar reflejado en un documento de fácil acceso.

Para esto podemos recomendar los contenidos paginados interactivos restringidos, una solución que te permite controlar, proteger y limitar el acceso a sus contenidos especialmente dedicados a sus colaboradores, por ejemplo: Informes, catálogos, manuales, cursos y todo tipo de contenidos con información que se quiere controlar el acceso. Pulsa en la siguiente imagen para más información:

2. Establecer objetivos, metas y marcar constante motivación con el teletrabajo

Por supuesto, aunque es un tema corporativo-directivo, vale la pena conversar y compartir con los empleados y colaboradores las mismas y escucharlos para generar las estrategias y acciones necesarias para alcanzar juntos dicha planificación.

Además de esto, es importante que como directivos o gerentes se establezcan también acciones para mantener constantemente motivados a los teletrabajadores, a través de la comunicación de logros, felicitaciones por metas alcanzadas, etc.

Ahora existen herramientas para ayudar a optimizar en línea los proyectos, metas, acciones, tiempos. Algunas de ellas son: Trello, Slack, Monday, entre otras. Son herramientas de gestión de trabajo y comunicación.

3. Brindar todas las herramientas y mejoras tecnológicas necesarias para alcanzar los objetivos y metas.

Este es una acción crucial porque si bien en la oficina pueden tener las mejores condiciones, en las casas o lugares que las personas elijan para realizar su teletrabajo puede ser que no sean las óptimas.

Conocer si tienen el mejor acceso a internet, herramientas tecnológicas o digitales, establecer su identidad digital y herramientas de networking digital para mejorar los procesos, son algunas de los puntos importantes a supervisar, especialmente para los que se dedican al área comercial.

Renovar sus tarjetas de presentación impresas a digitales, brindarles catálogos digitales interactivos que les permitan una conexión más cercana con sus clientes, entre otros. Conoce más de estas herramientas aquí:

4. Promover acciones para evitar el Burnout con el teletrabajo

Un punto crucial para la productividad en estos momentos es evitar el síndrome Burnout de nuestros teletrabajadores. El estrés laboral causado por una mala planificación del trabajo se evitará si podemos brindar los puntos de este artículo.

Es recomendable planificar algunas reuniones con profesionales de la psicología laboral que puedan brindar asesoría y orientación al equipo, además de estar pendiente de las señales de alerta sobre esta situación. Te recomendamos leer el artículo: https://psicovivirinternacional.com/salud-laboral-el-teletrabajo-una-modalidad-eficiente/

5. Realizar reuniones periódicas para motivar el trabajo e interacción en equipo.

Esto es determinante para fomentar la creatividad y la productividad. Ya varios estudios han arrojado que el compartir un café en la oficina o simplemente reunirte con tus compañeros en el almuerzo eran de los elementos importantes en la oficina para mantener la motivación al logro.

Puede lograrse con la planificación de los CAFÉS o ALMUERZOS virtuales, a través de una plataforma de videoconferencia, reunirse todos simplemente para ponerse al día, verse, reírse, relajarse. Esto puede ser por grupos de trabajo o algo global. Lo importante es que el teletrabajador sienta que los directivos están pendientes de ellos no solo para el trabajo sino de su bienestar general.

Conclusión

Podemos nombrar muchas otras recomendaciones, pero consideramos que estas son las más comunes recomendadas por expertos en la materia. Definitivamente ahora la gerencia y dirección han de estar orientadas en lograr la mejor productividad de sus empleados y colaboradores sobre la base de su bienestar laboral en teletrabajo.

En Onhoff y con Bhybrid estaremos ofreciéndote información importante para ayudarte con estos temas y otros relacionados con la productividad y cómo aprovechar nuestras herramientas digitales para el éxito de tu empresa, en estos tiempos.

Puedes darles una sorpresa a tus supervisores obsequiándoles una tarjeta de presentación digital. ¿Quieres conocer esta herramienta? Haz clic aquí:

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