Si en alguna ocasión has tenido oportunidad de ser expositor en una feria o evento de tu ramo empresarial o industria, seguro te has dado cuenta de la gran cantidad de papel que generas. Desde la impresión de un simple brochure, entrega de tarjetas de presentación hasta la misma impresión de tu logotipo y comunicación del stand.

Si eres expositor en una feria, sigue estos consejos

El expositor en sí puede ayudar a reducir su huella ecológica sin dejar de pensar en su negocio. Con años de experiencia, vivencias y visitas a diferentes ferias y exposiciones, hemos concluido que es posible reducir el consumo de papel en dichos eventos.

Te invitamos a que sigas leyendo.

1. Los registros en línea

Hoy en día existen diferentes empresas que ofrecen servicio de boletaje en línea. Invita a tus clientes a realizar el registro en línea y que lo lleven en sus celulares, para ayudar a reducir el uso de papel para registro y control de entrada. Incluso hacen mucho más sencillo el seguimiento de los visitantes.

2. Cuida las impresiones antes del evento y calcula su previsión de uso

No imprimas a menos de que sea absolutamente necesario. Antes de enviar materiales a imprimir, revisa que no haya errores para evitar gastos innecesarios.

También puedes utilizar el papel por ambas caras siempre que sea posible. En el caso de documentos internos, emplea hojas de segundo uso.

[Tweet «Como expositor en ferias, eventos y convenciones, tienes la responsabilidad de reducir el consumo de papel. Intenta integrar en tus materiales de marketing opciones digitales.»]

3. Fomenta la selfie y conecta el stand con tus redes sociales

Invita a que se tomen una selfie en tu stand, hazlo atractivo. Pide que la compartan en redes sociales y a cambio, dales un pequeño incentivo como un regalo.

Asegúrate de que tomen foto a tu información. Además de ahorrar papel, generarás movimiento en tus redes sociales: excelente publicidad.

4. Entrega los materiales con criterio

No entregues catálogos enormes que pesen mucho o no los entregues en una feria a todo el mundo. Sé selectivo y así reducirás el número de tus catálogos en las papeleras.

También puedes usar materiales impresos que resuman los servicios. Siempre que puedas, solicita o captura el dato de contacto para enviar esa información en formato digital o por correo después a los que sean verdaderos clientes objetivo.

4. Entrena a las personas que atienden el stand antes de la feria

Si estableces protocolos de actuación, y das a los responsables las normas de conducta y los medios correctos, motivarás que ellos hagan un trabajo responsable. Poder explicar y dar a elegir entre papel y digital es una tarea que debe enseñarse desde el lugar de trabajo.

[Tweet «Si como empresa tienes como objetivo intentar reducir el consumo de papel, es tu obligación informar y entrenar a tu personal y colaboradores para que sigan el mismo camino.»]

5. Usa sistemas de registro con trazabilidad y alerta

Para motivar la responsabilidad a los colaboradores hay que darles medios. ¿Cómo? Usar sistemas que permitan combinar el registro y la captura de datos básicos con el control de los materiales impresos que se entregaron y a quien, permite optimizar el proceso.

También puedes usar sistemas que permitan validar el correo electrónico, controlar por quien fue abierto y saber si accedió al contenido. Con esto facilitarás tu trabajo durante el evento.

6. Usa sistemas que te ayuden en la postferia

La post feria es el gran olvidado y muchas veces la parte más ingrata. Pasar las tarjetas recibidas y entregar la información correcta consume mucho tiempo. Si usas los sistemas correctos, ese trabajo deberías haberlo hecho durante el evento y cada día.

Puedes usar sistemas que te permitan seleccionar grupos de interés y crear plantillas que además te proporcionen alertas de acceso a los contenidos y de lectura.

Aprovéchate de ese servicio para facilitar la vida a los comerciales que podrán hacer un seguimiento proactivo y automático durante y al acabar la feria. Dicho seguimiento también debe permitir el aviso a los receptores interesados (clientes potenciales). Esta acción mejorará tu tasa de éxito en el seguimiento y hará la post Feria más fácil a tu equipo comercial.

Ser responsable con el medio ambiente es un trabajo de todos.

Ahora que ya has leído estos tips para reducir el consumo de papel durante ferias y eventos, ¿Estás de acuerdo con ellos? En tu experiencia ¿Qué otras acciones se pueden llevar a cabo? No olvides comentar sobre este artículo y juntos abramos la conversación para que otros expositores realicen estas acciones.

Un tema del que hablamos en nuestros recursos (de libre acceso) es el de cómo podemos integrar los contenidos híbridos (digital e impreso) en las compañías contemporáneas. Te invitamos a consultar nuestro ebook «¿Cómo iniciar la transformación digital de tu empresa?

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¿Te has preguntado cómo poner en marcha acciones específicas y rápidas para contribuir con la protección al ambiente? Seguro que sí, y por eso, queremos compartir contigo de qué manera puedes comenzar a reducir tu ecohuella ofimática, implicando a todo tu personal, en todas las esferas de acción. 

La eco-huella ofimática es el indicador para conocer el grado de impacto de las actividades de oficina de una organización sobre el ambiente. Y con solo reducir las impresiones y el uso de papel, ya puedes comenzar a reducir este indicador. 

Cómo implicar al personal para proteger el ambiente

La primera clave es sensibilizar y concienciar al personal en que estas acciones son parte de los valores organizacionales y, por ende, todos han de adoptarlos. Esto se hace con pequeñas charlas y compartiendo las acciones que se comenzarán a implementar en las oficinas, de acuerdo con el plan que se establezca.

Varios expertos en valores organizacionales orientados a la protección del ambiente recomiendan algunas de las acciones de fácil implementación: 

• Al finalizar el día, desconectar la mayoría de los aparatos electrónicos o eléctricos que se puedan y no afecten la productividad. Esto es porque algunos equipos consumen energía aun cuando están apagados. De esta manera se disminuye el consumo eléctrico y el impacto en el ambiente.
• Reutilizar consumibles de oficina como carpetas y separadores. El objetivo es aprovechar al máximo los artículos de oficina. Cuando ya no tienen vida útil, buscar empresas para que los reciclen es la mejor opción. 
• Enseñar a separar los desechos. Puede establecerse una cultura de reciclar aquellos desechos que lo permitan, separando los desechos inorgánicos reciclables y no reciclables. 
• No usar más vasos o tazas desechables. Instar a los miembros de la oficina a tener sus termos, taza y/o vaso, para reducir el desperdicio que generan los envases desechables.

Reducir el consumo de papel y las impresiones para proteger el ambiente

La acción más rápida y práctica para reducir la eco-huella ofimática es bajar a lo mínimo las impresiones y la utilización del papel. Sí, es un tema que desde hace muchos años se ha promovido con acciones como: imprimir a doble cara, reusar el lado no impreso del papel, evitar la impresión a colores y minimizar las impresiones de borradores de documentos. 

Para reducir progresivamente la utilización del papel e impresiones, hay que tener acciones en transformación digital y digitalización. Esto se logra aprovechando las ventajas de los medios electrónicos, a través de la virtualización de contenidos tradicionales. Dicha acción también minimiza el uso del toner, tintas y consumo de energía de las impresoras. Sin embargo, si esto no es aplicado con criterio de sostenibilidad, se puede caer en la producción de desechos o basura digital.

Ahora existen millones documentos electrónicos, como por ejemplo documentos en PDF o PPT como catálogos, brochures, flyers, que al actualizarlos y enviar las nuevas versiones, los archivos anteriores quedan regados en la red, y la mayoría de las veces no se borran, ya que no se tiene control de hasta donde pueden llegar. 

La solución: Elimina la basura digital con nuestra plataforma Bhybrid de transformación digital sostenible

Los sistemas de Bhybrid, diseñados por Onhoff, permiten que se tenga acceso y puedas entregar contenidos digitales que no se impriman y que puedas actualizar en tiempo real, sin tener que reenviarlos. Este reduce el consumo de papel y tóner, de logística para enviarlos por courier, de energía al enviarlos por email o PDF, de espacio de disco para guardarlos y de tiempo para accederlos. 

Con sencillos pasos ayudamos al personal de la empresa a sensibilizar y concientizar a los receptores sobre el empleo de contenidos digitales. De esta forma, se genera un nuevo concepto de eco-huella ofimática que permite regular al “papel cero”, no solamente dentro de las organizaciones, sino también fuera de ella, nuestras organizaciones, implicando a todos sus grupos de interés.

Eso es parte del servicio que realiza Onhoff con sus soluciones para lograr la transformación digital de las empresas, organizaciones, asociaciones, pymes y profesionales. Ofrecemos la oportunidad de unir ambos mundos: el real y el digital, consiguiendo reducir la ecohuella digital de cualquier organización, haciendo que sus empleados estén mejor preparados y sean más resilientes y socialmente responsables.

Proteger el ambiente con las tarjetas digitales Bhybrid

¿Necesitas que tu empresa reduzca costos de impresiones o consumo de papel? ¡Te lo tenemos! Rápido y sencillo: sustituye las tarjetas de negocios y catálogos impresos y optimiza la distribución de los digitales con nuestra plataforma Bhybrid. 

¡Así como lo lees! Reduce tu ecohuella ofimática rápidamente y la basura digital que generas, porque los catálogos y presentaciones los puedes virtualizar y los compartes a través de tu tarjeta digital Bhybrid, en tu web o redes sociales gracias a Bhybrid. ¡Y todo en tiempo real! 

De esta manera, cualquier modificación de productos o servicios, precios, informaciones, etc., únicamente la haces en el documento digital y lo subes a la plataforma. A tus clientes les dices: “Abre la tarjeta y tendrás todo actualizado”. Y en pocos pasos ya estarás reduciendo costos en tu empresa. 

Y lo mejor: ¡Puedes compartir tu contribución al medio ambiente solamente por usar tarjetas y documentos digitales con Bhybrid!

¿Te gustaría una DEMO de las tarjetas digitales Bhybrid? 

Haz clic en nuestra tarjeta digital corporativa y ponte en contacto con nuestros asesores: 

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