Tarjeta de visita impresa vs digital: comparativa de costos en impresiones y entregas

Conocer los costos reales de una tarjeta de visita, permite evaluar mejor los ahorros que genera una tarjeta digital y sus beneficios.

Querer comparar una tarjeta digital con una impresa debe hacerse desde una óptica que no sea limitativa en relación con las posibilidades del soporte ni reduccionista con base en las limitaciones del papel.

Las tarjetas de visita en formato impreso han sido y son aún en algunos sectores un elemento importante en la comunicación empresarial que como todo han sufrido diferentes tendencias en los últimos años. 

Las tarjetas de visita digitales ofrecen una alternativa rentable que permite a los directivos de las empresas optimizar la interacción y en algunos casos bajar los costos directos e indirectos asociados. Te explicamos algunas ventajas y damos algunos tips para el cálculo de costos según tu realidad. Recuerda que una tarjeta es un medio y que educar en su uso responsable y con criterio es quizás más importante que el soporte para que se aproveche mejor y de manera más rentable.

Una tarjeta de visita puede ayudar a causar una buena primera impresión y a establecer relaciones comerciales, ya que su función es permitir recordar a una persona, lo que hace y facilitar el poder contactar de nuevo con la misma. Elegir bien el canal y soporte en función del receptor debería ser lo más importante.

¿Cómo eran las tarjetas de visita?

La historia de las tarjetas de visita se remonta a cientos de años atrás en la realeza, aunque se popularizó en el siglo XIX para uso privado, su verdadera explosión se consolidó a finales del mismo siglo y tuvo su apogeo en los últimos años del siglo XX y primera década del siglo actual. La responsabilidad social y la creciente idea del papel cero en las organizaciones ha hecho que muchas organizaciones la eliminen dejando a los ejecutivos huérfanos de identidad al quitarles el soporte impreso sin darles un soporte digital alternativo.

La tarjeta era y es una señal de status en ciertas sociedades para quien las poseía e incluso hoy se desean diferenciar por su diseño y formato. 

Sin perder el foco de su utilidad concreta, a las opciones en papel les han salido competidores, habiéndose desarrollado conceptos en plástico y metal usando tecnología de interacción que mantienen la generación de residuos y no solución los problemas de obsolescencia y validez controlada por lo que no son recomendables bajo nuestro criterio.

Alternativas digitales de las Tarjetas de Visita

Las soluciones digitales basadas en los principios de dar identidad y sentimiento de pertenencia permiten nuevas e interesantes opciones que en nuestro caso tienen como misión reducir residuos y humanizar la interacción digital de sus titulares, facilitando el acceso a la información relevante pública y restringida que se desee compartir ayudando a gestionar la brecha digital y la infoxicación. 

Elegir entre seguir con el papel o pasarse a otros soportes o hacerlo de manera solo digital es una de las decisiones a tomar y en este artículo te damos algunas ideas para que tú mismo o tú misma decidas con criterios objetivos. 

Lo primero es una cuestión de negocio y de saber sus necesidades reales basadas en su uso y a quien va destinada cada interacción, ya sea física con una tarjeta impresa o digital o mixta y su responsabilidad.  Los costos, por tanto, deben basarse en una reflexión previa sobre el soporte ideal. 

Las tarjetas de papel si se entregan sin criterio se acaban enseguida y si no se entregan el costo unitario se dispara, algo que no ocurre con las digitales que nunca se acaban y que son infinitas, por lo que su costo unitario siempre bajo por volumen. Si se tiene alta rotación de personal, si se tienen muchos empleados que dan pocas tarjetas o se tiene menos interacción presencial y más no presencial, las tarjetas digitales son la opción a elegir.

COSTOS OCULTOS

En relación con los costos de imprimir tarjetas de visita, hay que tener en cuenta los costos asociados no son solo los de impresión, pero otros varios que casi nadie considera, lo que es una equivocación que sucede con la mayoría del material impreso que se compra, y es que se valora el costo unitario por el total impreso en lugar del costo más realista que es el costo unitario del material efectivamente entregado, sumando a este los otros costos directos e indirectos.

Algunos otros costos no se visibilizan como el logístico si se tiene que recoger o entregar, actualizar y destruir, el de almacenaje si se guarda un stock de seguridad.  Otro costo es el de la rotación de personal que obliga a destruirlas.  

SEGURIDAD Y SUPLANTACIÓN

La seguridad es otro punto débil del papel porque en ninguna imprenta se pregunta ni se controla la licitud de una tarjeta y si no tiene foto de se puede dar un uso fraudulento sin contar con la facilidad de poder suplantar un puesto o una función.  En el mundo digital eso sucede igualmente, salvo que siempre se puede saber quién lo ha fabricado, ya que las leyes obligan a visualizar al fabricante si son on-line y este debe tener un acceso de denuncia sobre el uso indebido.  

INTEGRACIÓN DE LOS SOPORTES

Aunque vemos que se le hacen fotos o se comparten en PDF, las limitaciones físicas del papel y el uso presencial no permite mucho juego al papel, salvo que se le conecte con el mundo digital. El uso de códigos QR vcard en las mismas en los últimos tiempos ofrece una mejor interacción y el de QR dinámicos inteligentes las hacen mucho más versátiles e internacionales al poder ser multiidioma.

El uso de QR VCard en formato impreso tiene el mismo problema que el papel porque los datos se encuentran en el código y cuando se imprime ya no se pueden modificar, lo que a la postre obliga a la reimpresión si algún dato cambia. Ese problema se puede solucionar si se usan QR dinámicos que van a buscar la información al servidor cada vez que se accede, siempre que se tenga conectividad, funciona o incluyendo el acceso a la tarjeta digital dentro de unos de los campos del QR Vcard lo que permite el acceso a la tarjeta digital, algo que nosotros en Bhybrid hemos hecho desde siempre y que permite tener lo mejor de los dos mundos si aún desea mantener lo impreso en su organización. 

Costos de las tarjetas de visita, ¿por volumen es correcto?

Ahora hagamos un cálculo simple del costo de impresión de las tarjetas de visita. Para realizar este cálculo seleccionaremos 3 proveedores de impresos que ofrecen una calidad similar de impresión por tarjetas.
Consideramos las siguientes características:

• Total de tarjetas: entre 100 y 1000
• Tamaño de las tarjetas: 90 x 50mm
• Cuatricromía a dos caras – Tipo de material: Couché – Sin acabado 
• Precio sin envío – recogida en tienda

Proveedor A: 12 USD –   Proveedor B: 25 USD-     Proveedor C: 21 USD

Costo promedio de impresión de 1000 tarjetas de visita: 20 USD

Aunque 20 USD pueda considerarse un costo bajo, hay que pensar en las tarjetas de visita entregadas y también en las que deberán ser desechadas o destruidas o que dejaron de entregarse por un ajuste en alguno de los datos de la empresa o de la salida de los colaboradores para calcular su costo real.

Si continúas leyendo verás que analizar esos costos, que en principio parecen poco, te sorprenderás mucho al calcular sobre tarjetas entregadas la inversión se convierte en gasto si no tienes elementos para analizar cómo ahorrar.

Deberemos elegir uno de esos proveedores que podría ser el de costo intermedio, pero para el ejemplo vamos a usar el costo medio de 20 USD lo que equivale a dos centavos o céntimos por tarjeta entregada si se entregan las 1000, pero ¿eso suele suceder? ¿Qué pasa si se entregan menos o si se acaban tarjetas?

Por ejemplo, si solo se logran entregar 100 tarjetas, ese costo sube a 0.20 céntimos por tarjeta entregada y a 0.40 dólares si se entregan solo 50. Si se entregan solo 10 puede llegar a costar 2 USD por tarjeta.  

El costo, por tanto, deberás calcularlo en función del promedio de tarjetas que suele entregar cada colaborador y entonces podrás darte cuenta de que si alguien entrega solo 100 tarjetas al año imprimir 1000 puede ser un grave error, ya que te ahorras en el costo unitario, pero solo si eres capaz de entregarlas. En digital suele cobrarse un costo mensual y contratarse por año, por lo que se puede saber el costo exacto de cada persona que las tenga si se tienen métricas

La matriz de expectativa de entrega en relación con las actividades de interacción de cada uno de los que tiene tarjeta puede calcularse en con su actividad profesional y, por tanto, el multiplicador de costos medios debería variar para optimizar el volumen de tarjetas. Del mismo modo, ese criterio en digital es sencillo porque si se tienen métricas se puede saber qué uso les da cada representante de ventas o colaborador de tu organización. En muchos casos, los proveedores de tarjetas digitales pueden considerar ese hecho a la hora de cotizar las tarjetas. Caro o barato depende de lo ajustado de su inversión.

GESTIONAR LA DESTRUCCIÓN DE TARJETAS POR LA ROTACIÓN DE PERSONAL

Las tarjetas impresas simplemente deben recogerse y destruirse, no se pueden aprovechar, salvo que a su empresa no le importe ir tachando nombres y corregirlos a bolígrafo. 

También deberás considerar los casos cuando de ajuste por rotación de personal, cuando un colaborador deja de trabajar en la empresa. La tasa de rotación debe tenerse en cuenta para calcular el costo y el volumen de tarjetas a imprimir.

En el caso de las tarjetas digitales básicas se tiene un problema similar si son de descarga, en cambio, si son de acceso dinámico pueden suspenderse y redirigirse al nuevo responsable, lo que permite solucionar el problema de la rotación de personal imposible de resolver si solo se usa papel o soportes físicos o físicos digitales y no tienes ni que recogerlas ni que destruirlas. 

Supongamos que tu empresa necesita que sus 30 empleados tengan tarjeta de visita.  Si multiplicamos nuestro costo promedio por 30 nos da: 579.9 USD tan solo la impresión de 1000 tarjetas cada uno. ¿Pero cuántas se han entregado?

¿Qué sucede cuando durante el año tienes una rotación de 5 colaboradores? Serían aproximadamente 96.65 USD para poder imprimir las nuevas tarjetas de visita de aquellas personas que ocuparán esos puestos de trabajo vacíos. Ese costo adicional podrías haberlo ahorrado al 100 % si usas tarjetas digitales

GASTOS DE ENVIO / TRASLADO / RECOGIDA

En el cálculo anterior no se consideró el costo de envío, ni el tiempo perdido en llevarlas o recogerlas y entregarlas, las incidencias de pérdida, robo o deterioro, que dependiendo de donde se encuentre tu empresa y los colaboradores, podría variar. El tiempo es oro, ¿cuántas horas hombre consume al año en estas tareas?

La generación de tarjetas digitales de presentación no tiene gastos de envío, ya que al generarse y entregarse por medios digitales no se asocian costos directos, siendo el tiempo si se tienen sistemas de importación, generación y notificación dinámica insignificantes en relación con tenerlo que hacer de una en una. 

Por ello elegir el proveedor ideal en tarjetas digitales también es importante y no todos son iguales.  Disponer de sistemas avanzados con permisos permite repartir el trabajo y optimizar los procesos de actualización de datos 

Conclusión

El costo de la impresión de tarjetas de visita puede ser un verdadero reto para las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, pero es una anécdota si se tiene en cuenta los beneficios de la migración digital de manera amplia. Afortunadamente, la transformación digital está en las manos de todas las empresas y ONHOFF gracias a Bhybrid te da la oportunidad de dar ese gran paso y obtener sus grandes beneficios para profesionalizar la interacción y el networking de tus colaboradores gracias a las tarjetas de visita digitales.