Comparativa de costos entre la tarjeta de visita impresa vs la digital

Impresión de tarjetas de visita

Conocer los costos reales de una tarjeta de visita, permite evaluar mejor los ahorros que genera una tarjeta digital y sus beneficios.

Querer comparar una tarjeta digital con una impresa debe hacerse desde una óptica que no sea limitativa en relación con las posibilidades del soporte ni reduccionista con base en las limitaciones del papel.

Las tarjetas de visita en formato impreso han sido y son aún en algunos sectores un elemento importante en la comunicación empresarial que como todo han sufrido diferentes tendencias en los últimos años. 

Las tarjetas de visita digitales ofrecen una alternativa rentable que permite a los directivos de las empresas optimizar la interacción y en algunos casos bajar los costos directos e indirectos asociados. Te explicamos algunas ventajas y damos algunos tips para el cálculo de costos según tu realidad. Recuerda que una tarjeta es un medio y que educar en su uso responsable y con criterio es quizás más importante que el soporte para que se aproveche mejor y de manera más rentable.

Una tarjeta de visita puede ayudar a causar una buena primera impresión y a establecer relaciones comerciales, ya que su función es permitir recordar a una persona, lo que hace y facilitar el poder contactar de nuevo con la misma. Elegir bien el canal y soporte en función del receptor debería ser lo más importante.

¿Cómo eran las tarjetas de visita?

tarjetas de visita antiguas
Tarjetas de Visitas Siglo 19 y principios Siglo 20 (Diseño Bhybrid, con referencias de Pinterest)

La historia de las tarjetas de visita se remonta a cientos de años atrás en la realeza, aunque se popularizó en el siglo XIX para uso privado, su verdadera explosión se consolidó a finales del mismo siglo y tuvo su apogeo en los últimos años del siglo XX y primera década del siglo actual. La responsabilidad social y la creciente idea del papel cero en las organizaciones ha hecho que muchas organizaciones la eliminen dejando a los ejecutivos huérfanos de identidad al quitarles el soporte impreso sin darles un soporte digital alternativo.

La tarjeta era y es una señal de status en ciertas sociedades para quien las poseía e incluso hoy se desean diferenciar por su diseño y formato. 

Sin perder el foco de su utilidad concreta, a las opciones en papel les han salido competidores, habiéndose desarrollado conceptos en plástico y metal usando tecnología de interacción que mantienen la generación de residuos y no solución los problemas de obsolescencia y validez controlada por lo que no son recomendables bajo nuestro criterio.

Alternativas digitales de las Tarjetas de Visita

Las soluciones digitales basadas en los principios de dar identidad y sentimiento de pertenencia permiten nuevas e interesantes opciones que en nuestro caso tienen como misión reducir residuos y humanizar la interacción digital de sus titulares, facilitando el acceso a la información relevante pública y restringida que se desee compartir ayudando a gestionar la brecha digital y la infoxicación. 

Elegir entre seguir con el papel o pasarse a otros soportes o hacerlo de manera solo digital es una de las decisiones a tomar y en este artículo te damos algunas ideas para que tú mismo o tú misma decidas con criterios objetivos. 

Lo primero es una cuestión de negocio y de saber sus necesidades reales basadas en su uso y a quien va destinada cada interacción, ya sea física con una tarjeta impresa o digital o mixta y su responsabilidad.  Los costos, por tanto, deben basarse en una reflexión previa sobre el soporte ideal. 

Las tarjetas de visita tradicionales en papel no han tenido alternativa hasta hace bien poco. Se tiene la percepción de que no son baratas debido a que solo se tiene en cuenta el costo de impresión, sin tener en cuenta que su costo se debe calcular sumando el costo de su logística, almacenamiento y obsolescencia que si se calcula sobre tarjetas entregadas permite dar un valor real verdadero a su costo. 

Bhybrid by Onhoff

Las tarjetas de papel si se entregan sin criterio se acaban enseguida y si no se entregan el costo unitario se dispara, algo que no ocurre con las digitales que nunca se acaban y que son infinitas, por lo que su costo unitario siempre bajo por volumen. Si se tiene alta rotación de personal, si se tienen muchos empleados que dan pocas tarjetas o se tiene menos interacción presencial y más no presencial, las tarjetas digitales son la opción a elegir.

Bases para organizaciones_identidad digital y compañías de internet
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COSTOS OCULTOS

En relación con los costos de imprimir tarjetas de visita, hay que tener en cuenta los costos asociados no son solo los de impresión, pero otros varios que casi nadie considera, lo que es una equivocación que sucede con la mayoría del material impreso que se compra, y es que se valora el costo unitario por el total impreso en lugar del costo más realista que es el costo unitario del material efectivamente entregado, sumando a este los otros costos directos e indirectos.

Algunos otros costos no se visibilizan como el logístico si se tiene que recoger o entregar, actualizar y destruir, el de almacenaje si se guarda un stock de seguridad.  Otro costo es el de la rotación de personal que obliga a destruirlas.  

SEGURIDAD Y SUPLANTACIÓN

La seguridad es otro punto débil del papel porque en ninguna imprenta se pregunta ni se controla la licitud de una tarjeta y si no tiene foto de se puede dar un uso fraudulento sin contar con la facilidad de poder suplantar un puesto o una función.  En el mundo digital eso sucede igualmente, salvo que siempre se puede saber quién lo ha fabricado, ya que las leyes obligan a visualizar al fabricante si son on-line y este debe tener un acceso de denuncia sobre el uso indebido.  

INTEGRACIÓN DE LOS SOPORTES

Aunque vemos que se le hacen fotos o se comparten en PDF, las limitaciones físicas del papel y el uso presencial no permite mucho juego al papel, salvo que se le conecte con el mundo digital. El uso de códigos QR vcard en las mismas en los últimos tiempos ofrece una mejor interacción y el de QR dinámicos inteligentes las hacen mucho más versátiles e internacionales al poder ser multiidioma.

El uso de QR VCard en formato impreso tiene el mismo problema que el papel porque los datos se encuentran en el código y cuando se imprime ya no se pueden modificar, lo que a la postre obliga a la reimpresión si algún dato cambia. Ese problema se puede solucionar si se usan QR dinámicos que van a buscar la información al servidor cada vez que se accede, siempre que se tenga conectividad, funciona o incluyendo el acceso a la tarjeta digital dentro de unos de los campos del QR Vcard lo que permite el acceso a la tarjeta digital, algo que nosotros en Bhybrid hemos hecho desde siempre y que permite tener lo mejor de los dos mundos si aún desea mantener lo impreso en su organización. 

Costos de las tarjetas de visita, ¿por volumen es correcto?

Ahora hagamos un cálculo simple del costo de impresión de las tarjetas de visita. Para realizar este cálculo seleccionaremos 3 proveedores de impresos que ofrecen una calidad similar de impresión por tarjetas.
Consideramos las siguientes características:

  • Total de tarjetas: entre 100 y 1000
  • Tamaño de las tarjetas: 90 x 50mm
  • Cuatricromía a dos caras – Tipo de material: Couché – Sin acabado 
  • Precio sin envío – recogida en tienda

Proveedor A: 12 USD –   Proveedor B: 25 USD-     Proveedor C: 21 USD

Costo promedio de impresión de 1000 tarjetas de visita: 20 USD

Aunque 20 USD pueda considerarse un costo bajo, hay que pensar en las tarjetas de visita entregadas y también en las que deberán ser desechadas o destruidas o que dejaron de entregarse por un ajuste en alguno de los datos de la empresa o de la salida de los colaboradores para calcular su costo real.

Si continúas leyendo verás que analizar esos costos, que en principio parecen poco, te sorprenderás mucho al calcular sobre tarjetas entregadas la inversión se convierte en gasto si no tienes elementos para analizar cómo ahorrar.

Deberemos elegir uno de esos proveedores que podría ser el de costo intermedio, pero para el ejemplo vamos a usar el costo medio de 20 USD lo que equivale a dos centavos o céntimos por tarjeta entregada si se entregan las 1000, pero ¿eso suele suceder? ¿Qué pasa si se entregan menos o si se acaban tarjetas?

Por ejemplo, si solo se logran entregar 100 tarjetas, ese costo sube a 0.20 céntimos por tarjeta entregada y a 0.40 dólares si se entregan solo 50. Si se entregan solo 10 puede llegar a costar 2 USD por tarjeta.  

El costo, por tanto, deberás calcularlo en función del promedio de tarjetas que suele entregar cada colaborador y entonces podrás darte cuenta de que si alguien entrega solo 100 tarjetas al año imprimir 1000 puede ser un grave error, ya que te ahorras en el costo unitario, pero solo si eres capaz de entregarlas. En digital suele cobrarse un costo mensual y contratarse por año, por lo que se puede saber el costo exacto de cada persona que las tenga si se tienen métricas

La matriz de expectativa de entrega en relación con las actividades de interacción de cada uno de los que tiene tarjeta puede calcularse en con su actividad profesional y, por tanto, el multiplicador de costos medios debería variar para optimizar el volumen de tarjetas. Del mismo modo, ese criterio en digital es sencillo porque si se tienen métricas se puede saber qué uso les da cada representante de ventas o colaborador de tu organización. En muchos casos, los proveedores de tarjetas digitales pueden considerar ese hecho a la hora de cotizar las tarjetas. Caro o barato depende de lo ajustado de su inversión.

GESTIONAR LA DESTRUCCIÓN Y LA ROTACIÓN DE PERSONAL

Las tarjetas impresas simplemente deben recogerse y destruirse, no se pueden aprovechar, salvo que a su empresa no le importe ir tachando nombres y corregirlos a bolígrafo. 

También deberás considerar los casos cuando de ajuste por rotación de personal, cuando un colaborador deja de trabajar en la empresa. La tasa de rotación debe tenerse en cuenta para calcular el costo y el volumen de tarjetas a imprimir.

En el caso de las tarjetas digitales básicas se tiene un problema similar si son de descarga, en cambio, si son de acceso dinámico pueden suspenderse y redirigirse al nuevo responsable, lo que permite solucionar el problema de la rotación de personal imposible de resolver si solo se usa papel o soportes físicos o físicos digitales y no tienes ni que recogerlas ni que destruirlas. 

Supongamos que tu empresa necesita que sus 30 empleados tengan tarjeta de visita.  Si multiplicamos nuestro costo promedio por 30 nos da: 579.9 USD tan solo la impresión de 1000 tarjetas cada uno. ¿Pero cuántas se han entregado?

¿Qué sucede cuando durante el año tienes una rotación de 5 colaboradores? Serían aproximadamente 96.65 USD para poder imprimir las nuevas tarjetas de visita de aquellas personas que ocuparán esos puestos de trabajo vacíos. Ese costo adicional podrías haberlo ahorrado al 100 % si usas tarjetas digitales

GASTOS DE ENVIO / TRASLADO / RECOGIDA

En el cálculo anterior no se consideró el costo de envío, ni el tiempo perdido en llevarlas o recogerlas y entregarlas, las incidencias de pérdida, robo o deterioro, que dependiendo de donde se encuentre tu empresa y los colaboradores, podría variar. El tiempo es oro, ¿cuántas horas hombre consume al año en estas tareas?

La generación de tarjetas digitales de presentación no tiene gastos de envío, ya que al generarse y entregarse por medios digitales no se asocian costos directos, siendo el tiempo si se tienen sistemas de importación, generación y notificación dinámica insignificantes en relación con tenerlo que hacer de una en una. 

Por ello elegir el proveedor ideal en tarjetas digitales también es importante y no todos son iguales.  Disponer de sistemas avanzados con permisos permite repartir el trabajo y optimizar los procesos de actualización de datos 

GESTIONAR EL DISEÑO Y LA GENERACIÓN

Diseñar y personalizar las tarjetas de visita es un reto que debe considerar no solo lo “bonito” pero la usabilidad y el acceso correcto a información relevante.

Carlos Bustos – CEO ONHOFF

Las tarjetas de visita digitales también ayudan a reducir los costos asociados al proceso de diseño y generación. En empresas más grandes tendrás acceso a un diseñador que puede encargarse de esta tarea, pero en Pymes muchas veces se tendrá que pagar a un externo para diseñarlas o aprovechar las ofertas de las imprentas que al final nos lo pueden hacer gratis si imprimimos con ellos un mínimo de tarjetas. Lo gratis puede salir caro.

Por otro lado, para poder generar una tarjeta de visita impresa, los datos de los colaboradores tendrán que editarse una a una, salvo que se cuente con un sistema avanzado que permita la generación dinámica.

En el módulo de tarjetas de la plataforma Bhybrid, usted siempre podrá elegir entre la generación manual y la generación dinámica o integrada. Encantados de que uno de nuestros expertos les explique la diferencia, pero en ambos casos 1 o 100 o 1000 tarjetas se hace en pocos minutos.

MULTIDIOMA CON ENTREGA INTELIGENTE 

También puedes considerar otro escenario en el que tu empresa atiende a distintos mercados, sucederá que a veces tendrás que negociar con personas que no hablan el mismo idioma que tú y poder activar varios idiomas en una tarjeta impresa es imposible.  Si se hace la tarjeta a dos caras podemos incluir un máximo de dos idiomas, pero si se trabajan en mercados internacionales se suelen necesitar más de dos idiomas, con lo que se puede acabar imprimiendo diferentes series de tarjetas y de materiales de apoyo. 

Llegar en el idioma correcto es siempre es un buen detalle para con el receptor, la idea de activar los idiomas que habla cada titular o todos en los que trabaja la empresa es una de las opciones que usando tarjetas digitales y sistemas de gestión avanzados es posible con Bhybrid

Llegar el idioma correcto cuando se entrega de una tarjeta de visita no tiene precio y con Bhybrid tendrás esa opción garantizada por un precio de risa.

CONTENIDOS ADICIONALES CON ENTREGA INTELIGENTE 

En muchos casos la tarjeta se entrega junto con otros materiales impresos. Estos se han evolucionado a digitales con descarga y si consideras su costo directo e indirecto verás que con las tarjetas digitales con acceso a contenidos se obtienen unos ahorros brutales, ya no por las tarjetas, pero por todo lo demás que se puede integrar. Conseguir ahorros directos es obvio, pero si se pueden conseguir con información de gestión, ¿qué cuesta y que vale eso? En otro artículo te explicaremos cómo ahorrar de verdad y cómo ayudar a tus colaboradores a ser más eficientes y a ti a tener información de gestión.

Costos de oportunidad – quedarse sin tarjetas – 

Imagina un escenario: Tu empresa tiene un stand en una feria asociada a tu industria. Para poder estar en la feria, tu organización tuvo que pagar su espacio y prepararse con anticipación para la impresión de materiales y promocionales.

En otro artículo te explicamos algunas ideas y tips sobre cómo aprovechar las tarjetas en una feria, tanto si eres visitante como expositor aquí sobre el costo.

Cuando asistes a un evento o feria para conseguir nuevos prospectos, seguramente en lo que menos piensas es en el costo de impresión de las tarjetas de presentación, ya que el espacio y los costos operativos son mucho más caros. Pero, vale la pena visualizarlo. Te explicamos.

El asistir a una feria conlleva el gasto de:

  • Espacio o dimensiones de tu stand, que variará según los metros
  • Expositores
  • Mostradores
  • Banderolas publicitarias
  • Mobiliario comercial
  • Pantallas digitales
  • Cubos promocionales
  • Promocionales impresos como brochures
  • Merchandising
  • Tarjetas de presentación por cada uno de tus representantes

Y ¿Qué exactamente es lo que se va a hacer en una feria? A promocionar los productos o servicios de tu organización y por supuesto, a hacer networking para conseguir leads o prospectos. Seguramente cuando entregas una tarjeta de visita tradicional en una feria, no consideramos los costos asociados para poder entregarlas, pero cuántas veces te ha pasado que las has olvidado o que se te acaban el primer día. Toda la inversión hecha y algo tan simple hace que puedas fracasar o limitar tu éxito.

Después de tanta inversión quedarte sin tarjetas o sin brochures impresos es un horror, pero aún peor es no tener la certeza de que no se han ido a una papelera en la misma feria, en el hotel o en el aeropuerto. Eso no te pasara si usas tarjetas digitales, y si además usas soluciones de tarjetas avanzadas como las de Bhybrid podrás registrar y hacer seguimientos inteligentes. 

MÉTRICAS PARA TENER CONOCIMIENTO DECISOR

Tener métricas de los materiales impresos y digitales es muy importante para la toma de decisiones por eso en Bhybrid tenemos métricas y controles tanto sio siguen usando los soportes impresos como los digitales para que su gasto pueda convertirlo en inversión al poder calcular los retornos de los soportes y dar medios a los colaboradores para que se pueda saber cuántas tarjetas impresas y a quien se les ha entregado , pero también cuantos de estos son digitales para saber si el canal alternativo digital es viable y válido con ellos o si siguen siendo 100 % analógicos con nosotros . 

Saber que valor le dan a los soportes los receptores no tiene precio para activar una política responsable para con el negocio y efectiva con los colaboradores.

En Bhybrid podemos además activar nuevos KPIs de seguimiento y engagement para saber cuántas veces la tarjeta de visita digital fue entregada y abierto por los contactos que la recepciona a nivel cuantitativo si la entrega es anónima, a quien se les entregó si es nominal y si están interesados si el acceso es único y se controla. Cada una de esas opciones puede estar disponible para usted en función del tipo y calidad de servicio que contrate

Saber en qué formatos, horas y días de la semana, desde dónde se abrieron y en qué idioma son parte del conocimiento que usted puede tener si contrata una solución con expertos en digitalización. 

RANKING Y MOTIVACIÓN

Tener el conocimiento que usted puede tener si contrata una solución con expertos en digitalización se materializa en el asesoramiento para que esa información en forma de ranking permita proponer y premiar la entrega y asociarla a éxito es inmediato si se hace con criterio. 

CASO ÉXITO: Una importante compañía de seguros en Sudamérica usa las métricas de Bhybrid para motivar y premiar la entrega desde hace 12 meses.
Curiosamente, las personas en el percentil superior de entrega y engagement son las que más venden. Asociar objetivos con una estrategia tiene siempre premio si se hace con criterio. No olvidemos que las tarjetas son un medio y salvo en raras excepciones jamás serán el motor principal de una decisión de compra, pero si pueden ayudar y mucho a que se facilite el acceso a dónde esa decisión se toma. 

ONHOFF

Bhybrid: Gestión de la transformación digital y de la optimización de procesos a través de las tarjetas de visita digitales e impresas conectadas 

Las tarjetas de visita de Bhybrid son una gran solución para aquellos que quieren optimizar el uso de los soportes con conocimiento para poder ahorrar en los costos de impresión, así como en los costos asociados con criterio. Le ofrecemos inteligencia comercial y operativa para que sea más eficiente. Las tarjetas de visita son sólo un medio más y con nosotros un medio para ser más inteligente en la toma de decisiones formando e informando a sus colaboradores. 

  • Plataforma corporativa segura con usuarios y permisos 
  • Sistemas de Generación de tarjetas de visita manuales, automatizados e integrados 
  • Personalización automática y en línea
  • Política de Entrega ilimitada de tarjetas y de costos según la rotación y entrega 
  • Diseño personalizado y gestión del Branding corporativo
  • Integración de firma en el correo electrónico con acceso a la tarjeta
  • Multi-empresa, y multi-idioma y multi-país para corporaciones y exportadores 
  • Protección de datos y sistemas de control y logs para cumplimiento normativo
  • Sin app no ocupa espacio en el teléfono móvil del titular ni en el del receptor 
  • Acceso a contenidos interactivos de tu organización públicos y privados

FORMACIÓN COMO MOTOR DE CAMBIO

Saber usar tu tarjeta de visita digital no es tan sencillo. En los negocios, la presentación es importante. Por eso, cuando se trata de tarjetas de visita, tienes que asegurarte de que tus empleados sepan cómo y cuándo utilizarlas. Contextualizar el uso de las de papel y de las digitales es el objetivo de nuestros talleres. Tenemos varios porque una cosa es saber usarlas y otra muy distinta saber contextualizar su uso.  

Hemos preparado diferentes talleres y seminarios de formación en cómo, cuándo y para qué usarlas, lo que garantiza que sean el canal principal de interacción presencial y remota de sus directivos, ejecutivos y comerciales. 

Si los titulares saben cómo y cuándo usarlas, podrán fácilmente compartirlas y enseñar a sus interlocutores a usarlas. Ambos, titular y receptor, las usarán para acceder a la información requerida, lo que les ahorrará tiempo y dinero a ambos.  

Usar las tarjetas de visita Bhybrid que son intuitivas, y nuestros talleres de formación será más efectivo su uso, tanto para ti como para tus contactos, será pan comido. Pregunta por nuestros programas de formación en digitalización interactiva.

Conclusión

El costo de la impresión de tarjetas de visita puede ser un verdadero reto para las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, pero es una anécdota si se tiene en cuenta los beneficios de la migración digital de manera amplia. Afortunadamente, la transformación digital está en las manos de todas las empresas y ONHOFF gracias a Bhybrid te da la oportunidad de dar ese gran paso y obtener sus grandes beneficios para profesionalizar la interacción y el networking de tus colaboradores gracias a las tarjetas de visita digitales.

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