Impresión de materiales: Criterios para seguir imprimiendo en tu organización
Los materiales de impresión son una parte necesaria de cualquier negocio. Ayudan a promocionar y vender productos, así como a comunicarse con los clientes. Sin embargo, con la llegada de los métodos de impresión digital y la hibridación de contenidos, algunas organizaciones han empezado a cuestionar la necesidad de los materiales de impresión. Entonces, ¿qué criterios pueden considerar las organizaciones para la impresión de materiales? ¿En qué casos puede continuar?
Costos de impresión de materiales corporativos
Las organizaciones deben considerar en primer lugar el costo de la impresión de materiales que se genera de forma anual. Esto ayudará a determinar si la inversión en las impresiones vale la pena, en comparación con las ganancias de la organización o sus gastos administrativos.
Para algunas pequeñas empresas, el costo de la impresión puede suponer un gran porcentaje de su presupuesto total de marketing, pero usualmente este departamento no es el único que imprime. ¿Cierto?
En muchos de los casos, el costo de impresión también se suma al resto de los departamentos de la organización al suponer la impresión de papelería interna, reportes, hojas de seguimiento y muchos más formatos.
Aprendamos a calcular los costos de impresión, en primer lugar deberás considerar si tu organización cuenta con equipo propio de impresión, esto ya supone un costo. También considera en este punto los costos de mantenimiento de la o las impresoras en tu empresa. Usualmente, una imprenta tiene una vida útil de 4 o 5 años así que considera este punto.
Costo de impresión por página
Ahora veamos el costo de impresión por página, quizá el más sencillo de calcular. Los paquetes de hojas usualmente se venden en 500 unidades. Supón que un paquete de hojas de 500 unidades tiene un costo de 12 USD.
Costo de impresión por página= 12 / 500 = 0.024 USD por página.
Costo de la tinta
En este punto hay que considerar el tipo de impresora que tienes y el tipo de cartuchos de tinta que necesitas. Dependiendo de su calidad, colores y más, el costo puede subir o bajar. Los cartuchos de tinta exhiben la cantidad de hojas que pueden imprimir bajo condiciones normales de uso.
En este punto pongamos un ejemplo de un cartucho para impresora tradicional, aproximadamente 50 USD y éste tiene un rendimiento de 450 impresiones.
Costo de la tinta por impresión= 50 / 450 = 0.111 USD por impresión
Ahora que ya tenemos tanto nuestro costo por impresión por página y nuestro costo de la tinta por impresión= 0.135 USD por página
Ese resultado lo tendrás que multiplicar por el número de impresiones mensuales. A este costo le tendrás que añadir el costo de mantenimiento de la impresora (si lo hay), costo del gasto eléctrico o consumo de electricidad.
¿Qué sucede si imprimes tus materiales de marketing y ventas en una imprenta?
Importancia de la impresión: ¿Por qué las empresas lo siguen haciendo?
En algunos casos, la impresión sigue siendo la mejor opción para transmitir ciertos tipos de información, especialmente para la publicidad. Por ejemplo, los catálogos y manuales de productos suelen ser más fáciles de leer en formato impreso que en una pantalla para algunas personas. También se pueden transmitir a otras personas, lo que ayuda a promover el marketing de boca en boca.
Un estudio realizado por la agencia de publicidad Millward Brown en colaboración con el Centre for Experimental Consumer Psychology de la Universidad Bangor, realizó la comparación entre la efectividad y recordación de la publicidad impresa y la digital, específicamente con el correo directo.
Millward Brown se basó en la metodología del MRI (resonancia magnética) para estudiar la actividad cerebral al observar publicidad impresa y digital. 20 personas formaron parte del estudio y fueron expuestos a anuncios que ya se encontraban publicados en formatos digitales e impresos (tarjetas). Las conclusiones del estudio fueron:
- Los materiales mostrados en tarjetas generaron mayor actividad en el área cerebral relacionada a la integración visual y espacial de la información
- Se sugiere que los materiales físicos son más “reales” al cerebro. Están mejor conectados con la memoria porque interactúan con la red espacial y de memoria
- Los materiales impresos promueven los procesos emocionales
El uso de materiales impresos puede promover una mejor recordación de la información expuesta. Sin embargo, no en todo momento las organizaciones tendrán la oportunidad de exponer sus materiales frente a sus clientes potenciales. De aquí la importancia de una estrategia omnicanal que promueva la hibridación de contenidos hacia los clientes y para dentro de la organización, una simplificación y ahorro en costos de materiales internos.
Recordemos que toda empresa tiene una huella ecológica y tiene una responsabilidad no sólo social, sino medio-ambiental. Por ello la importancia del cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Planes de reducción de impresión
Si una empresa está planeando reducir su impresión en general, puede que no tenga sentido invertir en nuevos equipos de impresión. En este caso, sería más prudente vender o reciclar los equipos antiguos y utilizar el dinero para invertir en otros canales de comunicación y marketing.
Si estás en esa transición, sabemos que no es tan simple: traducir todos tus documentos impresos a documentos digitales. Por ello…
Una alternativa más sostenible: hibridación de contenidos
Una alternativa de impresión sostenible es la hibridación de contenidos, que se refiere a la combinación de contenidos impresos y digitales. Por ejemplo, una empresa puede producir un boletín impreso que incluya enlaces a contenidos digitales como videos o artículos o simplemente aprovechar los códigos QR.
Este enfoque puede ayudar a reducir los costos generales de impresión sin dejar de ofrecer a los clientes un contenido valioso. También este caso aplica para los materiales corporativos como dossieres, hay documentos estratégicos dentro de las organizaciones que deben ser comunicados con las personas adecuadas en los canales adecuados.
Los contenidos interactivos son una forma digital de proporcionar información con la que puede interactuar el lector individual. Te permiten, como organización o persona que proporciona estos contenidos, tener puntos de acceso para diversos fines, como compartir documentos y publicaciones en línea en bibliotecas, en su sitio web si es de acceso público e inclusive, accesos privados para un mejor cuidado de la información.
Ahora veamos las ventajas de tener una hibridación de contenidos en tu empresa:
Métricas
Los contenidos híbridos permiten la interacción entre el formato físico y el digital, especialmente si cuentas con la plataforma adecuada. Una plataforma que permita la convivencia entre los formatos tradicionales y digitales podría darte métricas de aperturas, vistas y mucho más.
¿Cómo se conectan ambos formatos? Mediante el uso del código QR sobre un formato impreso puede llevar al usuario a un documento digital.
Saber qué audiencia tienes
En un mundo empresarial conectado en el que conviven hasta 3 generaciones diferentes, es común encontrar diferencias entre las preferencias de consumo de contenido. Por ejemplo, un integrante de la generación Boomer o Generación X podrá preferir los formatos impresos como las tarjetas de visita. Sin embargo, un Millennial o un Gen Z podrá preferir un formato de tarjeta digital.
Por ello es tan importante conocer a profundidad la audiencia que tienes. En este caso sería por ejemplo tu cliente potencial. Si la mayor parte de tu segmento se enfoca en personas mayores, quizá un formato tradicional impreso tenga más impacto. Por ello, al conocer a tu público, podrás determinar mejor el tipo de contenido que resonará en él.
Ahorro de costos
La hibridación de contenidos te permitirá ahorrar en costos de impresión. Recuerda que al imprimir menos papel estarás reduciendo automáticamente tu huella de carbono y a estar más alineado con los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Además, imprimir en pequeñas cantidades será más caro que imprimir en grandes cantidades. Por lo tanto, imprimiendo versiones digitales de tus contenidos, podrá asegurarse de que sólo se imprimen las copias necesarias.
Hacia una transformación digital
La transformación digital es el proceso de utilizar las tecnologías digitales para crear nuevos -o modificados- procesos de negocio, cultura y experiencias de los clientes para satisfacer los cambiantes requisitos del negocio y del mercado.
En un mundo cada vez más digitalizado, las empresas deben adoptar una mentalidad «digital-first» para seguir siendo competitivas. Una estrategia de transformación digital puede ayudar a las organizaciones a mantenerse al día con el el panorama digital, en constante cambio, les permite aprovechar las nuevas oportunidades.
A pesar de las ventajas de la transformación digital, muchas organizaciones siguen quedándose atrás en su adopción de las nuevas tecnologías. La falta de comprensión de los beneficios de la transformación digital, así como los desafíos que implica la implementación de una estrategia de transformación digital exitosa, pueden ser factores que obstaculicen su crecimiento.
Por ello, la hibridación de contenidos es un primer gran paso que pueden dar las organizaciones para acercarse a una transformación digital eficiente.
Ventajas de la hibridación de contenidos:
– Llegar a un público más amplio
– Ahorro de costos
– Aumento de la eficiencia
– Sostenibilidad
Criterios clave para continuar con la impresión
¿La impresión de materiales debe quedar definitivamente fuera de los planes de las organizaciones?. No necesariamente. En Bhybrid sabemos que la despapelización total en una organización es un proceso que requiere tiempo, planificación y ejecución. Pero no es una tarea imposible. Es más, es una tarea que puede ser escalable.
He aquí algunos criterios clave que le ayudarán a determinar si la impresión de materiales debe incluirse en los planes de su organización:
El proceso de impresión
El proceso de impresión es un criterio a tener en cuenta. Si el proceso de impresión de una empresa es obsoleto o ineficiente, puede ser el momento de invertir en nuevos equipos. En algunos casos, la inversión en nueva tecnología de impresión puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero a largo plazo al reducir los costos de impresión.
Frecuencia de impresión
Otro criterio a tener en cuenta es la frecuencia de impresión. Si una empresa sólo imprime materiales ocasionalmente, puede que no merezca la pena invertir en mantener una infraestructura de impresión.
Hay otros criterios clave que hay que tener en cuenta a la hora de decidir si mantener la impresión en su organización:
1. El proceso de impresión debe ser eficiente y rentable.
2. La calidad de la impresión debe ser lo suficientemente alta como para satisfacer las expectativas de los clientes.
3. El plazo de entrega de la impresión debe ser lo suficientemente rápido como para cumplir los plazos del cliente, pero esto sólo aplica para industrias muy específicas.
Conclusión
Cuando se trata de imprimir materiales, hay algunos criterios clave que debe tener en cuenta para garantizar que la impresión siga siendo una opción viable para tu organización. En primer lugar, la impresión debe ser rentable. Esto significa que el precio de la impresión no debe ser superior a los beneficios que se obtienen con los materiales impresos. Además, la impresión debe ser de alta calidad y satisfacer las necesidades de su público objetivo. Por último, la impresión debe realizarse de forma puntual para que pueda hacer llegar su mensaje a los clientes lo antes posible.
La hibridación de contenidos es la respuesta hacia una transformación digital eficiente. Iniciando con formatos clave como las tarjetas de visita hasta llegar a los manuales de procesos y reglamentos internos. Si quieres saber cómo la hibridación de contenidos puede ayudar a elevar a tu organización, contáctanos.