Ayudar a los empleados en la era digital: ¿Cómo hacerlo de forma ética?

Desde el brote del virus COVID-19, muchas organizaciones fueron obligadas a teletrabajar y a abrir su know-how a los ordenadores fuera de sus oficinas. Se dieron graves problemas de ciberseguridad y empezaron a adoptarse medidas de vigilancia digital como forma de mantener a los empleados a salvo de virus y ataques pero a la vez se empezaron a monitorear las acciones e interacciones de los mismos.  ¿Cómo ayudar a los empleados en la era digital?

Estas herramientas de seguridad pueden ser usadas para medir la productividad, el grado de dedicación y esfuerzo en trabajo remoto, siendo estos controles de productividad lógicos en algunos sectores. En otros, controles legales en algunos países pero no en otros donde ya se han regulado los derechos laborales digitales.

La idea de una empresa «siempre o siempre encendida o conectada» ha crecido en popularidad, principalmente porque asegura que las empresas pueden garantizar la continuidad de sus procesos si sus trabajadores teletrabajan,  caen enfermos o si no pueden cumplir con sus obligaciones por causas de fuerza mayor. La gestión de las contingencias es imprescindible.

Aunque los gerentes y directores puedan ocuparse por la productividad de sus colaboradores si hacen trabajo remoto o híbrido, ¿qué tan ético es controlar sus accesos y su productividad?

La era digital: Decidir entre controlar y monitorear o no

Controlar puede generar una situación complicada tanto para el empresario como para el trabajador. «Aunque el 70% de los empleados apoya el trabajo a distancia, casi la mitad se siente incómodo con él según las últimas encuestas en varios países y uno de los motivos es que es más difícil concentrarse o producir»

Esto lleva a algunas preguntas reales sobre la ética y estética de la monitorización de los empleados que deberían considerarse antes de su implementación o integración en las políticas de la empresa.

Dado que no hay ninguna razón real para vigilar a las personas digital o físicamente, ¿por qué deberían hacerlo las empresas?

No habiendo pruebas de que la monitorización conduzca a un aumento de la productividad o a mejoras en las conductas, es difícil justificar la aplicación simplemente sobre esa base y su efecto puede ser altamente nocivo para la .

No todos los empresarios son iguales, los hay que basan su interacción con sus equipos en la confianza y el empoderamiento y otros, gracias a Dios y a ciertas leyes cada vez los menos, que lo basan en el control y en el castigo «Si algunos empresarios aún creen que necesitan controlar a los empleados sin reglas, se generan un problema y además hacen algo poco ético» 

Los que creen que sí es necesario o los que necesitan hacerlo por el tipo de negocio que gestionan deben ser claros. Lo primero es informar de si se decide o no monitorear y poner reglas. Acordar con el comité de empresa o con los sindicatos, si la empresa es de cierto tamaño, o consensuar con los líderes de los empleados es lo ideal. Analizar previamente si es legal el diseño de los controles y hasta qué grado puede usarse esa información y para qué es lo segundo. 

¿Es legal vigilar a los empleados en la era digital?

En Estados Unidos es ilegal vigilar a los empleados sin que lo sepan por razones distintas a las comerciales.

En España la ley que regula los  derechos laborales digitales y las leyes de privacidad limitan estás acciones e incluso por razones comerciales pueden ser censurables, en otros países latinoamericanos no hay limitación alguna aún. Lo que es legal y perfectamente correcto en un país puede no serlo en otro por eso las grandes corporaciones deben ser glocales y activar medidas asimétricas. 

Hay otros países en los que esto no siempre es así, pero es algo que hay que tener en cuenta a la hora de aplicar protocolos o políticas de vigilancia.

En España se aprobó en 2018 la Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales. Dicha ley nació de la necesidad de incluir que los derechos digitales estén acordes al modelo de vida de una sociedad.

¿Cuáles son los derechos laborales?

• Derecho a la Intimidad y Uso de Dispositivos en el Ámbito Laboral. (art. 87)
• Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de Videovigilancia y de grabación de sonidos. (art. 89) y
• Derecho a la intimidad ante la utilización de Sistemas de Geolocalización. (art.90).

En pocas palabras, como empresa podrás monitorear a tus colaboradores así como recolectar datos, ante la Ley y dentro del marco ético, cuando les informes sobre dicho monitoreo y el objetivo del mismo.

¿Qué puedes hacer?

Si para ti como gerente o director es importante mantener un monitoreo de tus empleados, más ahora con el trabajo híbrido, debes tener una política transparente y orientar los controles a información operativa.

En la política de monitoreo se debe explicar a tus empleados la razón por la cual se está recolectando información y con qué propósito. También debes comunicarles cómo se almacenará dicha información y si hay terceros que podrían tener acceso a ella.

Dentro de tu organización, debes tener un enfoque ético y pedir el consentimiento de tus empleados. También validar y monitorear cómo los gerentes implementan la política.

¿Alternativas al monitoreo de empleados en la era digital?

Hay alternativas al monitoreo de empleados que pueden tener buenos resultados de implementarse de forma correcta. Son los monitoreos motivacionales basados en objetivos y metas.

Puedes considerar reportes diarios o semanales de los resultados y metas de tus empleados. También siempre tener una línea abierta de comunicación con ellos. 

El monitoreo de empleados puede ser ético si lo implementamos teniendo en cuenta ciertas recomendaciones y sobre todo, compartiendo con los colaboradores el mótivo para que sepan que existe y lo acepten.  El enfoque y la lógica de ciertos controles debe basarse en la confianza y en el uso “en positivo” de la información. 

Obvio que si se detectan desviaciones o no se alcanzan los objetivos el enfoque puede variar, por ello idealmente se deben pactar previamente las consecuencias y determinar las primas y la multas, avisos o incluso las consecuencias como el cese o el despido o la rescisión de la prestación de un servicio según sea la relación laboral directa o indirecta.

El  empleo en el siglo XXI no se parece en nada al del siglo pasado, nadie puede garantizar y menos exigir una empleo para siempre. La transparencia en las relaciones laborales es la base de la colaboración entre personas . Después de la pandemia la empleabilidad depende de nuevos factores que en conjunto modifican las relaciones laborales. El control y la orientación a resultados es la única receta para que los empresarios arriesguen en la creación de negocios que subsistan y sean rentables, y para ello las organizaciones deben controlar para detectar las situaciones de riesgo. El derecho colectivo para proteger el empleo del resto de colaboradores debe primar sobre el individuo y por tanto el equilibrio entre los derechos individuales y las obligaciones debe ser acordado, con reglas que permitan la continuidad de la empresa y la detección de contingencias es un arma imprescindible para conseguirlo.