Eventos híbridos: Oportunidad para colaborar

Eventos híbridos

Cuando en noviembre de 2019, Carlos Bustos, nuestro CEO expuso en Monterrey en el marco del Congreso Anual de la AMPROFEC -Asociación Mexicana  de profesionales de Ferias, Eventos y Congresos  – algunas ideas sobre eventos 4.0 dentro , quedó patente que su presentación sobre la transformación digital de los eventos era algo de un futuro lejano y lo de hibridar una anectota.  

En esa presentación ya expuso la conveniencia de evolucionar la promoción, a las personas, visitantes y expositores hacia los eventos en formatos híbridos en los que la gestión del post evento por delante de decenas de delegados directivos de los diferentes organizadores. La mayoría pensó que quedaba mucho tiempo para que el negocio de los eventos evolucionar a digital ya que lo presencial era, es y será un buen negocio y lo digital era sólo residual en todo el proceso. 


En Enero de 2020 en Fitur y febrero coincidiendo con una feria en Düsseldorf  ya sonaban las campanas de guerra y el peligro se palpaba en el negocio de los eventos, 4 semanas después y tan sólo 4 meses después de la exposición en México, todo cambió y la pandemia por el COVID-19 ocasionó un cambió radical en la forma en la que se interacciona y trabajamos se hacía realidad que los eventos 4.0 se imponían a los presenciales al menos por unos meses.

De un formato de trabajo tradicional presencial , evolucionamos a un teletrabajo obligatorio y por supuesto, los eventos también se vieron afectados prohibiéndose los formatos presenciales. 

El negocio de las ferias se quedó en shock. Por suerte este sector cuenta con profesionales muy preparados e inteligentes que después de un primer momento de pánico se pusieron a trabajar y al poco tiempo muchos profesionales habían migrado a digital y empezado a organizar eventos no presenciales 100 % digitales a los que siguieron los eventos híbridos, un ejemplo fue Mérida en Yucatán donde Gónzalo Novelo  con su empresa Expodesarrollos organizó uno de los primeros eventos híbridos internacionales de México en colaboración con varias entidades.

NO TAN NUEVOS FORMATOS
Los formatos 100% digitales y las reuniones no presenciales ya eran una realidad fuera del mundo de los eventos.  Enlos últimos 10 años lo presencial ha ido cediendo terreno lo no presencial digital y la evolución hacia los eventos híbridos ha sido una realidad que la pandemia ha acelerado. 

Hoy, te compartimos todo lo que tienes que saber sobre los eventos híbridos y cómo aprovecharlos con nuevos formatos digitales.

Los eventos híbridos son una oportunidad única para que las empresas colaboren y creen una experiencia de evento cohesionada. La cocreación de un evento es un método probado para establecer relaciones y crear delegados y clientes fidelizados. Sin embargo, este tipo de eventos requiere una cuidadosa planificación e inversión para aprovechar todo el potencial de la idea de colaboración y lograr la atención continuada es todo un reto.

¿Qué es hibridar?

Hibridar no es una acción única porque pueden ser muchas a la vez, digamos que lo podemos definir cómo la acción de conectar lo analógico con lo digital, lo real y palpable con lo remoto y digital. 

Curiosamente hace 10 años usamos ya en ONHOFF la palabra hibridar para proyectar nuestra visión que nos ayudaba a definir el futuro que nos esperaba y que ha llegado antes de lo que muchos pensaban.

Hibridar es sacar lo mejor de los dos mundos, siendo responsables con el medio ambiente y la sociedad,  consiste en aprovechar los formatos para optimizar la experiencia de los que participan permitiendo que cada uno gestione la parte que mejor le guste, no es 50 % de cada cosa es lo que sea óptimo para la audiencia, los objetivos y tipo de público al que nos dirijamos. Es un reto enorme y a la vez una oportunidad inimaginable para los negocios. 

Hibridar en un evento es mezclar lo presencial con lo remoto, mezclar entre el directo y el contenido grabado, en soportes es la unión e interacción entre lo impreso y lo digital.  Con el Metaverso asomándose hibridar tomará nuevas direcciones que esperamos podremos contarte muy pronto. 

Un evento híbrido es un evento que combina elementos de reuniones y formatos presenciales con los formatos no presenciales conectados en directo o online. El término «híbrido» puede utilizarse para describir eventos que combinan diferentes formatos de reunión, como una conferencia que incluye presentaciones en vivo y virtuales, o un seminario web en línea con una sesión de preguntas y respuestas en vivo, o una presentación de producto o cata que nos permite degustar unos vinos que nos han llegado por courier unas horas antes, y que experimentamos con la dirección de un presentador o experto que en formato on-line en directo abre su botella mientras nosotros abrimos la nuestra.

Hibridar es también aprovechar los materiales de un evento presencial o mixto después de que acabe el evento, hibridar es explotar el post-evento , es cualquier acción o interacción que permita evolucionar y mezclar los dos mundos en la H. 

Características de los eventos híbridos

Los eventos híbridos, aunque a menudo se consideran una combinación de eventos virtuales y presenciales, también pueden incluir otros formatos. Un evento híbrido es cualquier reunión que mezcle elementos de componentes online y presenciales. Aunque existen diferentes estilos y estructuras para un evento híbrido, todos ellos comparten algunos rasgos y retos comunes: 

– Reto 1: Lograr más interacción entre los participantes: Uno de los objetivos de los eventos híbridos es aumentar la interacción de los asistentes entre ellos o con los ponentes y esponsors. Esto puede hacerse incluyendo más oportunidades para que los asistentes compartan ideas y colaboren, tanto en línea como en persona y permite que los particpantes aprovechen mejor las oportunidades de interacción.

– Reto 2. Lograr la atención con contenido más atractivo e interactivo: Para mantener el interés de los participantes, los eventos híbridos suelen incluir contenidos más dinámicos e interactivos que los eventos presenciales tradicionales. Esto puede incluir una variedad de elementos multimedia y contenidos digitales, así como oportunidades para que los asistentes trabajen juntos. No se puede pretender mantener esa atención de todo el mundo por eso los eventos híbridos deben dar fórmulas para que se pueda participar y ver después del directo y aprovechar esa información que se generá durante el evento después .  

– Reto 3 :  Mayor flexibilidad: Dado que los eventos híbridos pueden celebrarse de diversas maneras, ofrecen más flexibilidad que los eventos tradicionales. Esto permite a los organizadores adaptar el evento a las necesidades de su público y a los objetivos empresariales. Poder estructurar métodos de presentación ágiles para que el interesado encuentre e incluso compre tiempo a cambio de información,  pagar para ver lo que le interesa,  pagar por saber, pagar por conocer. 

– Reto 4: Gestionar mejor los costes que pueden ser más bajos o mejor invertidos: Los eventos híbridos pueden suponer enormes ahorros para todos los implicados pero pensar que ese es el motivo de que existan es no entender la hibridación : Combinar elementos de los eventos en línea y presenciales puede ser más barato que alquilar un local, pero mucho más caro si luego resulta que nadie se conecta. Invertir con criterio es parte de la cuestión a saber en cada caso. No hay una regla mágica. Cobrar por reservar o penalizar el no show son las tendencias que se impondrán para evitar los fracasos totales.

– Reto 5 Generar nuevos ingresos : Los eventos híbridos pueden suponer enormes oportunidades de idear nuevos formatos y de explotar lo que se genera porque los presupuestos pueden ser gastados de manera diferente, el reto es lograr que la inversión de los interesados se reconduzca a través de nuevas propuestas de valor. Se nos ocurren muchas ideas que nos encantará compartir con nuestros clientes : Siguen algunas pinceladas. 

Organización de eventos híbridos

Si eres el organizador, a la hora de planificar un evento híbrido, es importante colaborar desde el principio y con frecuencia. Tu empresa debe ponerse de acuerdo sobre los aspectos clave del evento, como el tema, el público al que va dirigido y los objetivos. También tendrá que decidir el formato del evento, quién participará (tanto en persona como en línea) y cómo medirá el éxito. Aliarse con los organizadores de toda la vida o hacerlo de manera independiente, buscar proveedores e implicar a los equipos son cosas imprescindibles para que sea un éxito.

Las ventajas de la hibridación

Los eventos híbridos ofrecen a las empresas la oportunidad de abrir su experiencia de eventos a un público más amplio y aumentar la participación. Los eventos híbridos aportan más valor que los eventos presenciales u online tradicionales, ya que combinan los mejores aspectos de cada uno de ellos en uno solo evento. El resultado es un evento más atractivo, flexible y rentable.

Cuando se hacen bien, los eventos híbridos pueden ayudar a establecer relaciones y crear delegados leales. Los asistentes apreciaron la oportunidad de interactuar con otros de diversas maneras, tanto en línea como en persona. También apreciarán la flexibilidad de asistir en persona o participar a distancia y sobre todo poder disponer de acceso a la información. Por eso la decisión de registro, reservar el derecho de admisión, el aforo, el formato y  el pago para reservar plaza o para motivar a los ponentes. Todo ello debe ser considerado  para evitar que luego tengamos un no show del 95 % como puede llegar  suceder.  

La conclusión es que los eventos híbridos son una oportunidad única para que las empresas colaboren y creen una experiencia de evento cohesionada. Sin embargo, este tipo de eventos requiere una cuidadosa planificación e inversión para aprovechar todo el potencial de la idea de colaboración.

¿Cómo hibridar canales y soportes?

La hibridación de diferentes canales y medios es la forma de producir contenidos de buena calidad para todos, de modo que los asistentes puedan participar tanto en las actividades presenciales como en las online.

En primer lugar, hay algunos aspectos comunes que las organizaciones deben tener en cuenta a la hora de planificar su evento. ¿Cuáles son los objetivos? ¿Quiénes son los asistentes? ¿Cómo se utilizarán los diferentes canales y medios? ¿Qué tipo de contenido es mejor para cada canal?

La mejor forma de hibridar tus canales es mediante una buena planificación de los contenidos. Esto significa que debe crear una estrategia de contenidos que funcione en todos sus canales y medios. El contenido debe ser atractivo e interactivo, para que mantenga a los asistentes interesados tanto en los aspectos online como presenciales del evento.

También tendrá que asegurarse de que los diferentes canales estén bien coordinados para evitar confusiones y garantizar la coherencia del contenido en todos los canales.

Hay muchas maneras de que las organizaciones combinan eficazmente sus diferentes canales y medios de comunicación. Por ejemplo, se puede utilizar la transmisión de vídeo durante las sesiones en línea para que los asistentes puedan ver en directo las presentaciones de los ponentes en el evento. 

Del mismo modo, puede tener una aplicación de segunda pantalla que muestre los comentarios de los asistentes para que los participantes en o ver vídeos más tarde.

Otra variante híbrida de la feria tradicional es que los expositores utilizan terminales interactivos para atraer a los asistentes. Por ejemplo, los expositores pueden instalar stands con iPads o totems gigantes para que los asistentes puedan registrarse, acceder a información o navegar por su sitio web o suscribirse a un sorteo o a un boletín de noticias mientras aprenden sobre su negocio al mismo tiempo. De este modo, los asistentes pueden relacionarse con su empresa incluso cuando se relacionan con otros asistentes.

Por último, también puede fomentar una comunidad en línea en torno a su evento creando un centro de redes sociales para el debate en directo y las preguntas a los ponentes a través de Twitter o Facebook. Todo esto es parte de un conjunto de acciones que no pretendemos describir de manera exhaustiva.

¿Cuáles son los beneficios del networking en eventos híbridos?

Establecer una red de contactos durante un evento híbrido es una de las formas más eficaces de iniciar y conocer a clientes potenciales, consolidaroportunidaddes y fidelizar a los delegados y a los clientes . En un evento híbrido hay muchas oportunidades de establecer contactos, tanto en línea como en persona.

 Dependiendo de su rol y de si  su participación es presencial o digital hay diferentes opciones de generación de valor para los ponentes, presentadores, expositores, esponsors, visitantes o asistentes y de generación de ingresos para los organizadores. 

En próximo artículos hablaremos de los diferentes roles y las oportunidades.

¿Y cómo lograr un networking efectivo en un evento híbrido? Tanto de manera presencial como remota usar  tarjetas digitales de networking permite poder compartir información variada con una sola interacción. Combinar los formatos vcard con los de hcard o híbridos es el reto.

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