Digitalización empresarial: ¿Qué es y cómo llevarla a cabo?

La digitalización empresarial es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en la actualidad. El 60% de las empresas no sabe por dónde empezar, ni cómo evolucionar o cambiar su propio negocio para que la digitalización le ayude, según una encuesta realizada por KPMG Business Services. De las que han hecho algún intento de modernización, sólo el 13% están contentas con sus resultados hasta ahora. Pero esto no significa que las pymes deban abandonar el intento.

En otro artículo hablamos de los retos de la transformación digital de los negocios y nos centramos en las tecnologías que ayudan a las grandes organizaciones y que a corto plazo sirven de poco o de nada a las pymes.

En este artículo te explicamos qué es la digitalización empresarial y los pasos que se deben seguir como organización para llevarla a cabo de forma eficiente, en línea con el medio ambiente y con tus colaboradores. Da igual el tamaño de la empresa seas un profesional o una pyme o una corporación el proceso de digitalización es siempre igual y sólo pequeños matices diferencian la manera de abordarla. 

¿Qué es la digitalización en las empresas?

La digitalización significa evolucionar, los procesos, los sistemas y a las personas para conectar lo tradicional con lo digital de manera que cualquier organización aproveche los nuevos canales y soportes para optimizar su modelo de negocio adaptando su propuesta de valor unica a las nuevas oportunidades que ofrece el mercado . No todos los negocios tradicionales pueden adaptarse por ello la digitalización no puede realizarse sin antes entender porque y cómo ganamos dinero y sin pensar en redifinir la propuesta de valor unica por la cual alguien estará dispuesto a pagarnos para obtener un producto o un servicio que le podamos prestar. La digitalización consiste una vez hemos entendido nuestro negocio en evolucionar  todos los  elementos: datos, infraestructura, empleados para ganar nuevos clientes y ayudar a evolucionar con nosotros a los clientes y a los proveedores que nos permitan seguir centrandonos en lo que realmente sabemos hacer mejor que los demás el “core business“ . Es el proceso de convertir los procesos analógicos en procesos digitales y que requiere evolucionar, o reemplazar los soportes y los canales. No se trata sólo de utilizar el correo electrónico en lugar del papel o de pasar a la venta online, sino de revisar por completo todo el modelo de negocio, razón por la que las empresas suelen sentirse abrumadas por ello. Cuantos empresarios no se han preguntado nunca o han preguntado a los clientes ¿ porque me compras? ¿ que he hecho o hago bien para que me elijas? ¿ has pensado en sustituirme ? La digitalización por tanto empieza por dejar de mirarnos al ombligo y entender que los clientes evolucionan y tienes nuevas necesidades y que nosotros o evolucionamos con ellos, o buscamos nuevos productos o servicios o nos condenamos a desaparecer.  

¿Cómo ha surgido la digitalización empresarial?

La digitalización se ha desarrollado en los últimos años a pasos agigantados. Es el resultado de que un número cada vez mayor de personas tenga acceso a dispositivos inteligentes, que proporcionan una rápida conectividad en todas partes, incluso en zonas donde no hay conexiones de banda ancha.

Por ejemplo, el número de teléfonos móviles conectados a la red ya supera a la población mundial, según el informe Digital News Report de Google, mientras que la penetración de Internet en todo el mundo alcanzó el 48% el año pasado. 

Esta digitalización hace que la infraestructura informática existente de las empresas quede obsoleta de la noche a la mañana. Por ello, las empresas deben realizar una gran inversión cuando deciden digitalizarse 

¿Por qué es tan importante la digitalización de las empresas?

La digitalización abre oportunidades para las empresas, cuyo potencial de crecimiento se dispara más allá de las fronteras físicas de su país. De hecho, el 93% de las empresas encuestadas por McKinsey identificaron el crecimiento como uno de los tres principales beneficios de la digitalización. La digitalización puede permitir a las empresas llegar a nuevos mercados con menores costes y mejores productos.

¿Qué significa esto para las PYME?

Muchas pequeñas empresas dan sus primeros pasos hacia la digitalización porque ven que otras empresas de su entorno lo hacen con éxito y piensan que ellas también deberían poder hacerlo. Suelen empezar con procesos informales y que no necesariamente aporten a toda la organización.

La recomendación para las Pymes es que lo hagan de forma paulatina y con herramientas sencillas de implementar.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización empresarial?

Las empresas que se ha digitalizado correctamente han sabido adaptar con éxito sus modelos de negocio a la era digital . Si lo han hecho bien pueden haber  conseguido resultados impresionantes en poco tiempo, ya sea un mayor número de productos vendidos o una mayor productividad en sus propias operaciones. El desarrollo de productos puede acelerarse mediante la colaboración con socios de startups a través de plataformas de crowdfunding.

El ejemplo de Porsche demuestra cómo los procesos ágiles les ayudan a desarrollar componentes individuales de vehículos mucho más rápidamente que antes. Esto da a Porsche una ventaja significativa en la competencia del mercado . Porsche también utiliza plataformas online como Facebook y Google para entender mejor las necesidades de sus clientes analizando el comportamiento de los usuarios. De este modo, pueden desarrollar productos que se adapten mejor a las preferencias de los clientes. Carlos→ Tenemos de cliente a Toyota y Lexus ¿se podrían añadir de alguna manera?

¿Por qué se digitalizan las empresas?

El factor decisivo que determina si una empresa se va a digitalizar o no es el grado de digitalización de su propio sector. Si gran parte de los competidores de una empresa ya han adoptado las medidas necesarias para lograr procesos empresariales más eficientes, es aconsejable que ellos también ¿Qué pasos deben dar las empresas para digitalizar con éxito su modelo de negocio?

En primer lugar, es importante que definan los objetivos que quieren alcanzar con la digitalización. Una vez que sepan lo que quieren conseguir, pueden elaborar un plan detallado sobre cómo se va a lograr y quién es responsable de cada paso. Todos los empleados deben entender su papel después de seguir estos pasos.

¿Cómo se aseguran las empresas de que los clientes también se benefician de la digitalización? Es fundamental que las empresas escuchen los deseos y necesidades de los clientes para aprovechar las oportunidades del mercado. Esto no significa que no tengan voz en el asunto; sin embargo, esta perspectiva suele faltar en las grandes empresas, cuyo principal objetivo es maximizar el valor para los accionistas.

¿Cuáles son los riesgos?

Sin embargo, las empresas que aún no han hecho la transición a la digitalización o la han hecho a medias tendrán cada vez más dificultades para sobrevivir en los próximos años. Están renunciando a su capacidad de innovación. El riesgo para ellas es no ser capaces de responder con suficiente rapidez a las diferentes necesidades de los clientes

Peor aún, cuando se observan los casos de éxito de la digitalización, lo que suele destacarse es que cada empresa individual ya había dado previamente otros pasos en su sector hacia la actividad innovadora durante un período de tiempo más largo. Esto deja bastante claro lo importantes que son la previsión y las acciones orientadas al futuro si se quiere seguir el ritmo de los cambios.

¿Por qué fracasa la digitalización?

En cuanto las empresas empiezan a introducir nuevos software, a menudo se encuentran con que el viejo software está haciendo su trabajo tan bien que no hay razón para cambiarlo. En un momento en el que las empresas necesitan desarrollar su infraestructura informática e introducir nuevas aplicaciones o modelos de negocio recién desarrollados en un corto espacio de tiempo, esto puede ser una gran desventaja.

¿Cómo debe gestionarse la digitalización empresarial?

Las empresas deben seguir 4 pasos para establecer con éxito la digitalización en su organización:

1. Establecer estructuras de gobierno claras a nivel ejecutivo

2. Crear una unidad de innovación dentro de su empresa para gestionar sus datos y procesos de forma más flexible

3. Asegúrese de contar con los recursos necesarios, por ejemplo, contratando a un gestor de la innovación ajeno a su empresa que pueda pensar de forma creativa en nuevas tecnologías y métodos.

4. Implica a los empleados en el proceso de digitalización desde el principio utilizando un enfoque ascendente. Se puede empezar por algo pequeño y utilizar proyectos piloto para reunir más experiencia.

¿Qué necesitas para digitalizar tu empresa?

Para empezar, se necesita una estrategia clara, un concepto de TI que garantice que todos los elementos funcionen juntos. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos debe ser capaz de evaluar las solicitudes de empleo en línea y poder enviar los contratos electrónicamente.

Es importante que los empleados se familiaricen con los procesos digitales, porque esto empieza por el tipo de dispositivos que utilizan para trabajar. En segundo lugar, es necesario establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada proceso, de modo que se pueda evaluar cada paso del camino.

Lo más importante para digitalizar a tu empresa es poder darle a tus colaboradores las herramientas necesarias para poder hacer mejor su trabajo y facilitarlo. Un ejemplo de ello son las tarjetas digitales de networking. Se trata de una alternativa que es muy necesaria hoy en día en un mundo donde la digitalización e hibridación de formatos ha llegado para quedarse.

Con una tarjeta digital de networking, tus colaboradores podrán llevar la información más valiosa de contacto y compartirla con clientes e interesados. Otra herramienta muy útil durante una digitalización empresarial son los contenidos digitales mediante el uso de plataformas de open access o acceso restringido. Dependiendo de tus necesidades, puedes subir la información necesaria a una plataforma para compartir lo que necesites. Piensa en el tiempo, recursos y sobre todo impresiones que ahorrarás al hacerlo.