Tips a expositores para reducir su consumo de papel en ferias y eventos

En esta era digital e híbrida, las ferias y exposiciones se convierten en un espacio para que los empresarios, comerciales y clientes se reúnan y compartan sus experiencias. Desde hacer networking hasta cerrar tratos comerciales, las exposiciones son los eventos ideales para atraer más clientes y afianzar alianzas comerciales.

Si en alguna ocasión has tenido oportunidad de ser expositor en una feria o evento de tu ramo empresarial o industria, seguro te has dado cuenta de la gran cantidad de papel que generas. Desde la impresión de un simple brochure, entrega de tarjetas de presentación hasta la misma impresión de tu logotipo y comunicación del stand.

Si eres expositor en una feria, sigue estos consejos

El expositor en sí puede ayudar a reducir su huella ecológica sin dejar de pensar en su negocio. Con años de experiencia, vivencias y visitas a diferentes ferias y exposiciones, hemos concluido que es posible reducir el consumo de papel en dichos eventos.

Te invitamos a que sigas leyendo.

1. Los registros en línea

Hoy en día existen diferentes empresas que ofrecen servicio de boletaje en línea. Invita a tus clientes a realizar el registro en línea y que lo lleven en sus celulares, para ayudar a reducir el uso de papel para registro y control de entrada. Incluso hacen mucho más sencillo el seguimiento de los visitantes.

2. Cuida las impresiones antes del evento y calcula su previsión de uso

No imprimas a menos de que sea absolutamente necesario. Antes de enviar materiales a imprimir, revisa que no haya errores para evitar gastos innecesarios.

También puedes utilizar el papel por ambas caras siempre que sea posible. En el caso de documentos internos, emplea hojas de segundo uso.

[Tweet «Como expositor en ferias, eventos y convenciones, tienes la responsabilidad de reducir el consumo de papel. Intenta integrar en tus materiales de marketing opciones digitales.»]

3. Fomenta la selfie y conecta el stand con tus redes sociales

Invita a que se tomen una selfie en tu stand, hazlo atractivo. Pide que la compartan en redes sociales y a cambio, dales un pequeño incentivo como un regalo.

Asegúrate de que tomen foto a tu información. Además de ahorrar papel, generarás movimiento en tus redes sociales: excelente publicidad.

4. Entrega los materiales con criterio

No entregues catálogos enormes que pesen mucho o no los entregues en una feria a todo el mundo. Sé selectivo y así reducirás el número de tus catálogos en las papeleras.

También puedes usar materiales impresos que resuman los servicios. Siempre que puedas, solicita o captura el dato de contacto para enviar esa información en formato digital o por correo después a los que sean verdaderos clientes objetivo.

4. Entrena a las personas que atienden el stand antes de la feria

Si estableces protocolos de actuación, y das a los responsables las normas de conducta y los medios correctos, motivarás que ellos hagan un trabajo responsable. Poder explicar y dar a elegir entre papel y digital es una tarea que debe enseñarse desde el lugar de trabajo.

[Tweet «Si como empresa tienes como objetivo intentar reducir el consumo de papel, es tu obligación informar y entrenar a tu personal y colaboradores para que sigan el mismo camino.»]

5. Usa sistemas de registro con trazabilidad y alerta

Para motivar la responsabilidad a los colaboradores hay que darles medios. ¿Cómo? Usar sistemas que permitan combinar el registro y la captura de datos básicos con el control de los materiales impresos que se entregaron y a quien, permite optimizar el proceso.

También puedes usar sistemas que permitan validar el correo electrónico, controlar por quien fue abierto y saber si accedió al contenido. Con esto facilitarás tu trabajo durante el evento.

6. Usa sistemas que te ayuden en la postferia

La post feria es el gran olvidado y muchas veces la parte más ingrata. Pasar las tarjetas recibidas y entregar la información correcta consume mucho tiempo. Si usas los sistemas correctos, ese trabajo deberías haberlo hecho durante el evento y cada día.

Puedes usar sistemas que te permitan seleccionar grupos de interés y crear plantillas que además te proporcionen alertas de acceso a los contenidos y de lectura.

Aprovéchate de ese servicio para facilitar la vida a los comerciales que podrán hacer un seguimiento proactivo y automático durante y al acabar la feria. Dicho seguimiento también debe permitir el aviso a los receptores interesados (clientes potenciales). Esta acción mejorará tu tasa de éxito en el seguimiento y hará la post Feria más fácil a tu equipo comercial.

Ser responsable con el medio ambiente es un trabajo de todos.

Ahora que ya has leído estos tips para reducir el consumo de papel durante ferias y eventos, ¿Estás de acuerdo con ellos? En tu experiencia ¿Qué otras acciones se pueden llevar a cabo? No olvides comentar sobre este artículo y juntos abramos la conversación para que otros expositores realicen estas acciones.

Un tema del que hablamos en nuestros recursos (de libre acceso) es el de cómo podemos integrar los contenidos híbridos (digital e impreso) en las compañías contemporáneas. Te invitamos a consultar nuestro ebook «¿Cómo iniciar la transformación digital de tu empresa?