¿Cómo mejorar la gestión de los contenidos digitales de tu organización?

La manera cómo las organizaciones interactúan con sus clientes a través de los contenidos digitales, cómo los ofrecen y muestran y cómo los distribuyen muestra el grado de digitalización de sus propietarios y facilita saber en qué nivel de transformación digital de soportes está esa organización. Entonces, ¿cómo mejorar la gestión de los contenidos digitales de tu organización?

Los contenidos

Los contenidos pueden definirse desde el punto de vista del formato, de la finalidad y del soporte.  Los contenidos impresos son los que se generan para ser mostrados sobre papel y suelen ser de una a varias páginas, flyers, dípticos, catálogos, informes.

Cualquier pieza de información que se genera para imprimir o para mostrar sólo en internet se considera digital. Los contenidos pueden contener texto, imágenes, audio y vídeo, se guardan en ficheros y se presenta en formatos paginado (ppt, pdf, word) web, o audiovisual (peg, jpg, avi, mp3, mp4 etc).  Todos se acceden a través de URL de acceso y visualización a través de un navegador o de descarga. 

A los soportes tradicionales y a los digitales paginados les han salido competidores con las redes sociales y nuevos formatos. La cada vez mayor penetración de los dispositivos móviles han añadido retos adicionales a la forma en que se presenta la información y pone en duda que los formatos tradicionales  y los tamaños tradicionales sean los más adecuados.

Las organizaciones han mantenido en la mayoría de los casos separados los generadores de los contenidos en diferentes departamentos y sólo gracias a los libros de marca o de estilo se ha mantenido una línea de diseño coherente.

Cómo te presentas y presentas tu empresa si importa

Sorprendentemente en ferias como el Mobile World Congress, Bfortheplanet o City World Congress se encuentran de la cuarta revolución digital que venden IOT o IA o modernos sistemas avanzados de todo tipo pero sus directivos y los materiales se  siguen presentando de manera tradicional con una tarjeta y un catálogo impresa o absolutamente digital lo que no permite ni humanizar su interacción ni facilita el acceso a los materiales que siguen estando desconectados entre lo impreso y lo digital. 

Ha surgido un nuevo tipo de cliente que espera que las organizaciones no sólo transmitan mensajes, sino que presenten los materiales de manera coherente y que permitan conducir impulsos y entablar un diálogo interactivo inmediato.

El concepto de One2One marketing inicia la senda de la personalización a los clientes y las leyes de privacidad lo regulan para que ese diálogo sea basado en una interacción con una cesión de datos previamente informada y autorizada. 

Las organizaciones quieren captar información de todo lo que comparten lo antes posible y utilizar los nuevos y no tan nuevos canales para ellos es imprescindible. 

Los boletines electrónicos, los SMS, las displays de información en punto de venta y otros formatos compiten con la web que ya no es la fuente principal de información para interacciones directas. 

Entonces, ¿cómo mejorar la gestión de los contenidos digitales de una organización?

Gestión de contenidos digitales: Del PDF a los nuevos formatos y a las mejores prácticas

Al principio, en la primera era de los ordenadores muchas organizaciones almacenaban la información de sus clientes en fichero planos txt, hojas de cálculo y simples bases de datos. También se daba el caso de que las presentaciones comerciales o cualquier material para uso interno de las empresas, se pasaba a archivos , wordperfect y lotus123 primero y word, excel y powerpoint fueron los reyes y siguen ahí.

Después con las redes empresariales locales se subía a la red y se compartía la información gracias a las carpetas que daban acceso a los ficheros y estos se organizaban con nombres ya más largos. Finalmente la conectividad permite compartir la información, dropbox por ejemplo revolucionó la interacción, luego los drives. 

Cada evolución genera ventajas pero también nuevos problemas y retos de seguridad y de eficiencia. Todo ello aumenta el volumen y hace cada vez más difícil el control y el acceso al conocimiento. 

Hoy en día, empresas que han aceptado la transformación digital como un motor de cambio saben que el conocimiento y la accesibilidad son claves y por ello están migrando hacia sistemas de gestión de contenidos digitales integrales  que complementan los sistemas de almacenaje internos para optimizar la manera en que se comparten y accede a los materiales sin perder el control de los originales. 

¿Tiene un mapa de contenidos impreso y digital?

Para gestionar el conocimiento es imprescindible hacer un mapa de contenidos que enumere los formatos, tipos y contenidos y los catalogue para poder garantizar una correcta gestión y coordinar su transformación a los nuevos soportes, aunque aquí no hablaremos de ello y lo haremos en otro blog el mapa de contenidos es imprescindible para una correcta gestión digital del conocimiento. 

¿Para qué gestionar los contenidos impresos y digitales integrados?

El objetivo de la gestión integrada de los contenidos impresos y digitales es crear una estrategia eficaz que permita conectar los contenidos y conducir impulsos mapeando a los receptores.  

Utilizar los recursos y soportes existentes y formar al personal y a los colaboradores para tener criterio a la hora de evolucionarlo permite que seleccionar el tipo de contenido, elegir el formato, crear el diseño y presentarlo por los canales de distribución correctos sea posible. Es crucial tener en cuenta esos 5 aspectos para que la gestión integrada sea un éxito. 

El objetivo se cumple si es posible poder reutilizar los materiales en diferentes canales y redes sociales y es un éxito si se consigue unificar la experiencia del cliente. Lo ideal es hacerlo evolucionando los  contenidosexistentes y sólo en contadas ocasiones es necesario crear nuevos. 

Para gestionar los contenidos se debe tener un punto de partida 

Diferenciar entre publicaciones y documentos, internos y externos y clasificarlos en función de los stakeholders ayuda a mapear los contenidos.

Esto se consigue separando el almacenamiento de los documentos del gestor de organización y distribución de sus publicaciones. Evitar mezclar documentos con publicaciones permite muchas ventajas.  La mayoría confunde ambos y los administra de manera similar. No es conveniente usar la misma plataforma para las dos cosas.

Muchas empresas se quedan atrás con respecto a sus competidores porque aún no se han dado cuenta de la importancia de implantar un sistema de información que contenga los materiales paginados, y los contenido multimedia como fotos  y permita visualizar los videos y los acceda de manera que sean de fácil búsqueda, pero sobretodo que permitan reducir la tasa de abandono. Se encuentran con que no pueden gestionar adecuadamente este contenido ni distribuirlo fácilmente a los empleados, y mucho menos protegerlo cuando a menudo trabajan en múltiples dispositivos.

Una vez que tenga los datos de su organización en un solo lugar, puede comenzar la tarea de identificar los proyectos prioritarios que proporcionarán a sus principales interesados un acceso más eficiente a la información archivada y crearán nuevas oportunidades para un compromiso significativo entre su marca y los clientes existentes.

Desventajas de los PDFs

No es ningún secreto que las organizaciones crean y comparten contenidos y que la base principal y compatible de compartirlos hasta ahora eran los formatos PDF que con diversos fines, no sólo permiten mostrar contenidos digitales pero almacenarlos. Hay muchas ventajas asociadas al uso del formato PDF, como la posibilidad de archivarlo, comprimirlo, protegerlo para luego poder ser compartido o guardado por múltiples usuarios. Esto que antes era una ventaja , se ha convertido en una amenaza en algunos casos y está claro que este formato genera mucha basura digital a las organizaciones y nuevos retos. Los nuevos formatos solucionan algunos de los problemas que el uso de los PDF han generado a las organizaciones.

Varias de las desventajas en el uso de los PDF que debe considerar debe hacerles reflexionar para que aprovechando sus ventajas, puedan evolucionar para confiar en alternativas y complementos a los mismos que permitan optimizar las necesidades de comunicación en su organización.

Teniendo en cuenta que hay más de cuatro millones de nuevas apariciones de malware cada día y que las empresas deben permanecer atentas a la hora de combatir las amenazas contra sus redes y custodiar su información relevante y su know how. Teniendo en cuenta que el contenido en soportes alternativos no permite una óptima accesibilidad y genera retos de conocimiento, y que los PDF son aún hoy los que mantienen la mayoría de los materiales de información y las publicaciones y que son altamente fáciles de crackear e incluso los cifrados se desencriptan con cierta facilidad si se consigue el original. También que su entrega imposibilita la trazabilidad y la custodia de los originales el reto es cómo mostrar la información en un formato páginado sin sufrir esas amenazas  

¿se refiere a que la info puede llegar a manos no deseadas? Los ciberdelincuentes pueden aprovecharse de los sistemas de seguridad vulnerables, por lo que no proteger adecuadamente los datos de la empresa podría presentar problemas en el futuro si la información sensible cae o utilizados con fines no autorizados

El panorama digital actual ha transformado la forma en que las organizaciones hacen negocios, y muchas empresas dan ahora más importancia a la necesidad de captar clientes y clientes potenciales a través de una serie de canales diferentes. La capacidad de publicar en múltiples formatos es necesaria para poder satisfacer la demanda. Pero proporcionar a los consumidores la información que quieren en su formato preferido no siempre es fácil o suficiente

La reutilización de los contenidos existentes es uno de los aspectos más importantes de la gestión de contenidos digitales porque permite maximizar el retorno de la inversión (ROI) cuando se utilizan recursos internos. Esto ayuda a reducir los costes asociados a la producción de nuevo material al tiempo que aumenta la visibilidad de su empresa

Control de acceso y visibilidad de los contenidos

Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas cuando gestionan sus contenidos digitales es el control de acceso y la visibilidad. A menudo, no puede restringir el acceso a cierta información porque hay demasiados usuarios distintos dentro del equipo o no sabe quién tiene acceso al material

La solución para este problema consiste en replantear su sistema documental tanto técnico como administrativo con un gestor de contenidos.

Con un gestor de contenidos como el de ONHOFF podrás crear contenidos digitales interactivos, públicos y privados con la ventaja de distribuirlos. Otras ventajas son:

• Crear contenidos restringidos solo para personal de tu empresa o clientes específicos
• Visualización de contenidos públicos
• Suscripciones y la posibilidad de monetizar tus contenidos digitales
• Distribución de contenidos con envío de emails individuales o masivos

Contenidos restringidos: ¿Cómo lograr la privacidad?

Una de las principales funciones de un gestor de contenidos, como el de ONHOFF, es la publicación restringida. Esto significa que tiene la posibilidad de crear contenido público que cualquiera en su networking puede acceder. Pero también es posible proteger tu comunicación con contenidos digitales solo para usuarios específicos.

Mantener los contenidos privados y restringidos le permite a su empresa mantener información sensible en ventas y operaciones oculta, por lo que los datos pueden manejarse correctamente.

La importancia de la trazabilidad de los contenidos digitales

¿De qué sirve compartir un contenido digital si no puedes saber cuántas veces se ha visto o compartido? Aunque hay sistemas hoy en día que permiten la medición de lo anterior, hay pocas soluciones que te podrán indicar cuántas veces se ha abierto, si se ha compartido y mucho más.

Imagina las decisiones que podrás tomar sabiendo con certeza si tu material comercial digital está siendo efectivo.

Es momento que las organizaciones le den importancia a sus contenidos digitales. Pueden aprovecharlos más si utilizan las herramientas adecuadas. ¿Tú ya cuentas con un gestor de contenidos digitales?

¿ Qué pedirle a una plataforma de gestión de publicaciones? 

La era digital ha hecho que las empresas busquen soluciones que le puedan ayudar a organizar sus publicaciones y saber la forma más eficiente de compartirlas sin perder el control de los originales . Estas plataformas les deben permitir gestionar el conocimiento y visualizar los contenidos digitales en diferentes soportes.

Estas soluciones deben ser seguras y deben poder administrar el mapa de contenidos previo y estructurar su almacenamiento y su visualización dinámica, optimizar el almacenamiento de la información y generar los QR para facilitar los sistemas para conectar los canales analógicos impresos con los digitales son algunos de los requerimientos que deberían exigirse a un sistema de administración de publicaciones. Si además estos sistemas  pueden discriminar entre los materiales públicos y los restringidos y permite la distribución inteligente de los mismos o si tienen  métricas y alertas pueden permitir crear nuevos KPI y presentar métricas para saber dónde se visualizan, como y con que frecuencia y asiduidad